Digitaalisen tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskeskus Digitalia järjesti elokuussa digitaalisen tiedon kesäkoulun Helsingissä. Suosittu kurssi kokosi Kansalliskirjaston Fabianiaan täyden tuvan, noin 50 opiskelijaa ja monipuolisen asiantuntijajoukon.

Kesäkoulun teemapäivien aiheina olivat ’Digitaalisuus ja etiikka’, digitaalista humanismia käsitellyt ’Kulttuuriperintöaineistot ja digitaalinen tiedonhallinta’ sekä henkilökohtaisia aineistoja ruotinut ’Minä ja aineistonhallinta’. Osallistujia oli seitsemästä eri yliopistosta ja korkeakoulusta, ja useilta eri aloilta.

Digitaalisen tiedon eettisyys ja juridiikka puhuttivat ja puhuttelivat

Kesäkoulu käynnistyi lakipuheenvuorolla, jonka piti Itä-Suomen yliopiston informaatio-oikeuden professori Tomi Voutilainen otsikolla Tiedonhallinta digitalisaatiossa – pysyykö sääntely perässä? UEF:n tekemän kyselyn (81 vastaajaa) mukaan suomalaiset tiedonhallinnan asiantuntijat kokevat sääntelyn epäselväksi. Tiedonhallintakaareksi jäsennetty uusi yleislaki saikin vahvaa kannatusta. Voutilainen huomautti, että Suomella on henkilötietojen ylisääntelyn maailmanennätys: henkilötietoja säännellään yli 700 laissa.

Tutkimusjohtaja Noora Talsi Mikkelin ammattikorkeakoulusta jatkoi käymällä läpi tutkimuksen eettisiä periaatteita. Hyvän tieteellisen käytännön yleisten periaatteiden rinnalle tarvitaan eettisesti kestäviä menetelmiä, avointa ja vastuullista tiedeviestintää sekä asianmukaisia viittauskäytäntöjä, Talsi korosti.

Jopa digitaalisuuden aallonharjalla ratsastaville tuntuu olevan ajoittain epäselvää se, ettei täysin avoimesti saatavilla olevaa tietoa voi silti käyttää miten huvittaa – esimerkiksi yhdistellä tai tallentaa itselle. Kuten Itä-Suomen yliopiston Denis Galkin henkilöiden omia tietoaineistoja käsittelevässä puheenvuorossaan alleviivasi: julkistaminen ei tee tiedosta julkista.

En halua somettaa, syrjäydynkö?

Eettisyyttä koskevan osuuden päätteeksi kurssilaiset keskustelivat siitä, ettei ketään voida pakottaa työpaikalla kaupallisten palveluiden käyttöön. Toisaalta kieltäytymisestä voi toisinaan joutua maksamaan kovaa hintaa esimerkiksi ”digitaalisena syrjäytymisenä” uuden tiedon lähteiltä, joita muut organisaatiossa hyödyntävät.

Omien tietojen tallentaminen kolmansien osapuolten ylläpitämiin palveluihin ei ole omistajuuden näkökulmasta ongelmatonta. Mitä tiedoille tapahtuu, jos palvelun ylläpito lopetetaan, tai se myydään kyseisen maan tai alueen ulkopuolelle? Erityisen kriittisiä nämä kysymykset ovat silloin, kun viranomais- tai tutkimusaineistoja tai henkilötietoja säilytetään erilaisissa verkkopalveluissa.

Tiedon läpinäkyvyys vahvistaa demokratiaa, mutta myös kansalaisten riittävästä yksityisyydestä on huolehdittava, kuten Tampereen yliopiston Tuija Kauton ja Pekka Henttosen esitykset muistuttivat. Emme voi olla varmoja siitä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään – silti olemme valmiita luopumaan yksityisyydestämme yhdellä hiiren klikkauksella.

Henkilökohtainen digitaalinen arkisto kiinnostaa muitakin kuin sukututkijoita

Henkilökohtaista tiedonhallintaa käsittelevässä osuudessa TKI-asiantuntija Anssi Jääskeläinen ja IT-asiantuntija Liisa Uosukainen Digitaliasta esittelivät Kansalaisarkiston tähänastista kehitystyötä. Sen ajurina on kasvanut tarve jättää itsestä digitaalinen perintö. Digitaalisten jalanjälkien jättäminen on valintoja siitä, millaisena haluamme muiden näkevän meidät, tiivisti kirjastonjohtaja Pekka Uotila Xamkista.

Kansalaisarkisto toimii kehittämisympäristönä, joka perustuu avoimeen lähdekoodiin ja jonka kautta voidaan toteuttaa henkilökohtaisten digitaalisten aineistojen käsittelyä helpottavia ratkaisuja.

Kehityskohteina ovat muun muassa sähköpostiarkistot ja käyttöehtojen sallimissa rajoissa myös sosiaalisen median data. Juridisiin kysymyksiin antaa lisävalaistusta Itä-Suomen yliopiston tekemä selvitystyö henkilökohtaisten digitaalisten aineistojen tiedonhallinnasta. Raportti julkaistaan joulukuussa 2016 Mikkelin ammattikorkeakoulun julkaisusarjassa.

Hyödyllistä tietoa käytäntöön vietäväksi

Etukäteen kiinnostavimmaksi moni osallistuja arvioi ensimmäisen kurssipäivän Digitaalisuus ja etiikka –osuuden, ja se saikin myös parhaan palautteen, ka. 4,4 / 5.

– Kesäkoulu oli erittäin mielenkiintoinen, Helsingin yliopiston yleisen kielitieteen opiskelija Katri Rychener arvioi.

– Olen täysin uusi alalla, eli minulla ei ole aiempaa opintotaustaa. Siksi olin vain kuuntelijana luennoilla. Aiheet esiteltiin niin, että maallikkokin ymmärsi. Rakenne oli hyvä: kolme päivää, kolme aihepiiriä. Myös iltapäivien kierrokset Päivälehden arkistossa ja museossa sekä Kansalliskirjastolla olivat kiinnostavia, ja mahtavia tilaisuuksia päästä tutustumaan näihin instituutioihin, Katri kertoo.

Konkreettiset caset ovat aina tärkeitä oppimisessa ja ajatusten herättäjänä. Seuraavaan toteutukseen toivottiin Kansalaisarkiston rinnalle myös jonkin muun digitaalisen palvelun kehittämisprojektia esimerkiksi viranomaistyössä. Moni osallistuja ilmoittikin jo kiinnostuksestaan osallistua tämäntyyppiseen koulutukseen myös tulevina vuosina.

Ammattikorkeakoulumme nimi vaihtuu, mutta Xamkin, Kansalliskirjaston ja Helsingin yliopiston yhteinen työ jatkuu!

Lisätietoa Digitaliasta: www.digitalia.fi

Lisätietoa tutkimuksen eettisyydestä yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjasta: www.fsd.uta.fi/aineistonhallinta/fi/

Suomessa ympäristöluvat ja päätökset jätemateriaalin hyötykäytöstä maarakentamisessa arkistoidaan tällä hetkellä valtion ympäristötiedon hallintajärjestelmään (VAHTI) ja kunnan ympäristövalvontaan.

Purettavan rakennuksen materiaaleja voidaan hyödyntää maarakennuksessa, kun ne jaotellaan jo purkuvaiheessa. Kuva: Riina Tuominen.

Ongelmana kuitenkin on, että tiedot on arkistoitu erillisinä lupapäätöksinä, eivätkä ole sellaisenaan hyödynnettävissä muussa käytössä. Lisäksi tiedot ovat ainoastaan viranomaisten nähtävissä.

Lisääntyvä tieto ehkäisee virheitä

Jätemateriaalien käyttökohteista ei ole riittävästi tietoa tällä hetkellä. Aina ei tiedetä, missä maanrakennuskohteissa jätemateriaaleja on käytetty, ja mitä jätteitä kohde sisältää. Myös alkuperäisen käyttötarkoituksen muuttuminen voi aiheuttaa ongelman.

– Kiinteistön tai maa-alueen käyttötarkoituksen muuttuessa maarakennuksessa hyödynnetty jätemateriaali ei välttämättä enää täytä ehtoja, jotka sen hyödyntämisen ovat alun perin mahdollistaneet, ympäristöturvallisuuden tutkimuspäällikkö Hanne Soininen Mamkista kertoo.

Suomesta löytyy esimerkiksi tapaus, jossa vanha kaatopaikka-alue oli kaavoitettu asuntoalueeksi ja jouduttiin myöhemmin purkamaan asukkaille ilmenneiden terveysvaikutusten ja -haittojen vuoksi.

Sähköinen ympäristöarkisto mahdollistaa tiedon jatkohyödyntämisen

Jotta arkistoitua tietoa pystyttäisiin jatkossa hyödyntämään laajemmin, Mamkin asiantuntijat rakentavat pilottia sähköisestä ympäristöarkistoa. Mamkissa selvitetään, millaisia ominaisuuksia uudella sähköisellä arkistolla tulisi olla ja kuinka siitä saadaan käyttäjille toimiva työväline.

– Kehittämällä tietojen sähköistä arkistointia pystytään lisäämään maarakennuskohteissa käytettävien uusiomateriaalien jäljitettävyyttä, sähköisen arkistonnin ja digipalvelujen tutkimuspäällikkö Mikko Lampi sanoo.

Käytöstä poistettua kivi- ja betoniaineksia voidaan käyttää esimerkiksi murskeena uuden tien rakennekerroksissa.Kuva: Riina Tuominen.

Arkistoitavan tiedon pohjalta odotetaan syntyvän myös uudenlaisia tarpeita ja kohteita tiedon hyödyntämiselle. Näitä voisivat olla esimerkiksi uudet liiketoimintamahdollisuudet tai tehokkaammat toimintatavat.

Ensimmäinen leima meistä muodostuu viranomaisen asiakirjoihin, kun tuleva äiti menee lääkäriin tiedustelemaan helpotusta outoon olotilaansa ja saakin kuulla uutisen raskaudesta. Sen jälkeen pysymme virallisissa tiedoissa todella kauan. Jos olet syntynyt kuukauden 18. tai 28. päivä, onnittelut – sinun terveystietosi säilytetään pysyvästi (ns. syntymäpäiväotantamenetelmä ).

Entä meidän itsemme tuottama tieto? Digitaalisen viestinnän maailmassa ensimmäinen merkintä saattaakin olla Facebookin julkaisu, jossa samainen tuleva äiti valittelee kaveripiirilleen huonoa oloa ja outoa halua syödä laastia. Aiemmin sama tieto kirjoitettiin paperille, ehkä päiväkirjaan tai kirjeeseen hyvälle ystävälle. Ovatko muistot tallessa, ja jos ovat, säilyvätkö ne myös tuleville polville?

Kansalaisarkisto elämänhallinnan työkaluna

Karkeasti rajattuna, Arkistolaitos (Arkistolaki (831/94)) on kiinnostunut meistä kansalaisista vain, jos olemme merkittäviä politiikan tai kulttuurin edustajia, toimimme merkittävässä virkatehtävässä tai olemme muuten erityisen kunnostuneita kansalaisia. Tavallinen tallaaja on oman onnensa nojassa.

KARK tulee tarjoamaan palvelun, jonne voi jokainen tallentaa joko syntyjään sähköistä aineistoa (digikuvat, muistiot, twiitit, pikaviestinkeskustelut jne.) tai eri tavoin digitaaliseen muotoon saatettua aineistoa (kaitafilmit, videot, todistukset, päiväkirjat, kirjeet jne.).
Kansalaisarkisto ei paranna elämänlaatua yhtä ykskantaan kuin Aspirin parantaa päänsäryn, mutta se tarjoaa varmasti työkaluja elämänhallintaan ja paremman huomisen ennakointiin.

Monenlaisia sovellusalueita: muistitiedosta ja tarinoista virallisiin asiakirjoihin

Kokemukset omaishoitajana ovat osoittaneet muistelujen tärkeyden muistisairaan henkilön arkipäivän virkistäjänä ja toiminnan tehostajana. Käytössä olivat paperiset valokuvat albumeissa ja muutamat vanhat julkaisut. Ne kuluivat ja rispaantuivat ja olivat joskus hankalia käsitellä. Jos vanhat kuvat ja kirjeet on säilytetty sähköisenä Kansalaisarkistossa, sieltä niitä on helppo katsella ja käydä läpi vaikka tuntemattomankin hoitajan kanssa.

Jos kunto on vielä niin hyvä, että hoidettava pystyy kirjoittamaan tai kertomaan tarinoita, ne voi samalla merkata muistiin kuvan yhteyteen. Jos arkistoon on tallennettu kerrottuja tarinoita tai filmiaineistoa esimerkiksi Pariisin matkalta vuodelta 1956, Kansalaisarkiston kautta se on helposti katseltavissa ja kuunneltavissa. Tähän ei tarvita mitään erikoislaitteita.

Kansalaisarkistossa asiakirjoille voi myös merkitä erilaisia säilytysaikoja. Arkea helpottaa, kun järjestelmä lähettää huomautuksen sopimuksen päättymisen lähestymisestä tai vastaavasti jonkin sitoumuksen sovitun ajankohdan lähestymisestä.

Motivointia parempaan elämään

Monilla on tänä päivänä käytössään mittareita, jolla voi seurata oman kehon toimintaa. Aktiivisuusranneke kerää monipuolisesti erilaisia tietoja. Sykemittari kertoo tarkemmin, mitä kehossa tapahtuu rasituksen yhteydessä. Verenpainemittari taltioi paitsi paineen myös mahdolliset häiriöt sykkeessä. Pidämme ruokapäiväkirjoja ja ylläpidämme omia mittaustietojamme (verensokeri, vyötärönympärys jne).

Entäpä jos tiedot olisivatkin Kansalaisarkistossa pitkältä aikajaksolta ja sieltä helposti näytettävissä esimerkiksi työterveyden ammattilaisille tai personal trainerille? Kokonaiskuva olisi helppo esittää visuaalisesti koko vuoden ajalta käyrinä tai kuvina. Omahoidon tehostamisessa voisi toimia käyrä, joka kuvaa ruokapäiväkirjan muutokset ja niiden vaikutukset kolesteroliarvoihin tai painoon.

Digitaalisen jäljen jättäminen voi motivoida toimimaan vastuullisemmin oman terveyden suhteen. Kaiken mittaus- ja lähtötiedon tulisi olla omassa hallinnassamme ja omistuksessamme.

Tiedon avoimuus omiin käsiin

Tietojen avaaminen, avoin tieto on jatkuvasti esillä ja se askarruttaa tavallista kansalaista. Ovatko kaikki tietoni kohta kaikkien nähtävillä? Tässäkin Kansalaisarkisto voi auttaa: kansalainen itse päättää, mitä tiedoilla tekee.

Tiedot voi julkaista haluamilleen tahoille tai kaikelle kansalle. Halutessaan ne voi pitää vain itsellä katseltavissa. Tiedot voi myös määrätä tuhottaviksi kun itsestä aika jättää, tai siirrettäviksi jonkin toisen henkilön hallintaan, sukuseuralle tai vaikkapa Arkistolaitokselle. Tietoja voi halutessaan luovuttaa tutkimuskäyttöön tai yritysten tuotekehitykseen.

Mamkissa on tehty jo yli 15 vuotta tutkimusta ja kehittämistä sähköisten arkistojen ja tiedon säilyttämisen parissa. Vuosien aikana tiedon merkitys on vain lisääntynyt. Nyt katsomme digitaalisuutta uudenlaisesta ihmislähtöisestä näkökulmasta.

Mamk tekee uusia avauksia ja tutkii digitaalisuuden merkitystä ja mahdollisuuksia. Keskeisenä sisältönä perehdytään siihen, kuinka datasta voidaan luoda uusia palveluita, parantaa kohderyhmien ja tarpeiden ymmärtämistä ja kuinka tiedon avulla voidaan kehittää parempia palveluita meille kaikille.

Ihmiskeskeisyyden sijaan puhumme ihmislähtöisyydestä. Nykyisessä toimintaympäristössä ei ole enää vain yhtä keskiötä. Sen sijaan kaikkea kehittämistä on tarkasteltava ihmisen näkökulmasta. Silloin voimme keskittyä ongelmien ratkaisemiseen teknologian avulla – eikä toisin päin.

Miksi data on niin tärkeää?

Data on kaikkialla. Sitä syntyy kaikesta toiminnasta. Meillä kaikilla on digitaalinen jalanjälki. Dataa kerätään ja tallennetaan valtavia määriä. Siitä voidaan jalostaa uutta tietoa tai parantaa jo olemassa olevaa ymmärrystä. Tiedon avulla voidaan johtaa, tehdä päätöksiä, vaikuttaa mielipiteisiin, myydä, markkinoida, profiloida, tilastoida ja kehittää uusia tuotteita ja palveluita.

Samalla data on aivan uudenlainen raaka-aine. Se ei kulu käytössä. Päinvastoin, käyttö lisää sen arvoa ja hyödyllisyyttä. Teknologinen kehitys mahdollistaa datan hyödyntämisen yhä laajemmalle joukolle. Välineet ovat helposti käytettävissä, mutta toisaalta ratkaistavien asioiden ymmärrys on yhä tärkeämpää.

Henkilödata vaatii omanlaista eettistä ja ihmiskeskeistä ajattelua. Kysymykset – kuten kuka omistaa henkilöä koskevan datan, miten sitä saa käyttää ja miten ihminen voi hallita omaa dataansa – ovat yhä tärkeämpiä. Suomessa kehitetään ihmiskeskeisen henkilödatan, MyDatan, käsitettä. Se ottaa kantaa tiedonhallinnan ja käsittelyn periaatteisiin.

Kohti älykkäitä ja ihmislähtöisiä digitaalisia palveluita

Digitaalisuus ja ihmislähtöinen ajattelu tuottavat fiksumpia tuotteita ja palveluita. Ne takaavat paremman arjen ja ennen muuta tulevaisuuden, johon voimme itse vaikuttaa. Hyötyjiä ovat niin alueen yritykset kuin asukkaatkin. Toimimme myös valtakunnallisesti ja kansainvälisissä verkostoissa. Digitaaliset tuotteet skaalautuvat helposti, niitä voidaan tuottaa vähemmillä resursseilla ja ne vastaavat tarvetta paremmin.

Työelämä, vapaa-aika ja arki ovat jatkuvan muutoksen kohteina. Hyvä vanhuus tarvitsee erilaisia digitaalisia palveluita kuin ohjelmointiajattelun kanssa painiskeleva peruskoulutus. Digitaalinen älykkyys perustuu siihen, että palvelut ja tuotteet vastaavat yhä yksilöllisemmin ja oikea-aikaisemmin tarpeeseen. Älykkyys syntyy ymmärryksestä, jonka perusteena on data.

Älykkyyden lisäksi palvelujen täytyy olla helposti käytettäviä ja miellyttäviä. Meillä kaikilla on kokemusta hankalista järjestelmistä. Ei ole mikään itseisarvo, että teknologian tulee olla vaikeaa. Tietoa voi olla tarpeen visualisoida tai tuoda saataville vaikkapa kartan tai pelimaailman avulla. Se tieto mitä tarvitsemme, on oltava saatavilla juuri siten kuin me haluamme.

Ei ole yhdentekevää millaisia palveluita me käytämme. Nykyään on yhä enemmän vaihtoehtoja ja varaa valita. Palvelujen välttämättömyyden lisäksi valintaan vaikuttavat arvot ja muut mieltymykset. Kulutamme myös viestiäksemme itsestämme.

Yhdessä saavutamme enemmän

Osana käyttäjälähtöisen teknologian tutkimusta on kiinnostavaa kokeilla ja tutkia menetelmiä, joilla käyttäjät voivat osallistua suunnittelemaan digitaalisia ratkaisuja itsellensä. Varhaisempi osallistaminen takaa paremman ymmärryksen ja sitoutumisen. Keinoja voivat olla mm. yhteiskehittely ja joukkoistaminen. Toimintamallissa on lainattu paljon ketterästä kehittämisestä ja design ajatteluta.

Yleisesti voidaan puhua toimintatapojen, ehkä jopa toimintakulttuurin muutoksesta. Kokeilukulttuuri on nyt päivän sana. Euroopan komissio on lanseerannut eurooppalaisen maker-viikon touko-kesäkuun vaihteessa. Sen tarkoitus on lisätä tietoisuutta ja innostusta yhteiseen kehittelyyn, etenkin teknologian näkökulmasta.

Mikkelin ammattikorkeakoulu ja Kansalliskirjaston Digitointi- ja konservointikeskus ovat 2000-luvun alusta asti tehneet tiedon ja sen pitkäaikaissäilyttämisen tutkimus- ja kehittämistoimintaa Mikkelissä.

Kesällä 2015 toimintansa aloittanut Digitalia syventää aiempaa yhteistyötä. Se tähtää osaksi laajempia kotimaisia ja kansainvälisiä digitaalisuuden ja tiedon tutkimuksen verkostoja.

Lisää käytettävyyttä digitaaliseen tietoon

Digitaliassa tutkitaan ja kehitetään digitaalisia aineistoja koskevia ratkaisuja, jotka hyödyttävät niin julkista sektoria, yrityksiä, muistiorganisaatioita kuin kansalaisten arkea.

Painopisteitä ovat tiedonhallinnan ja -keruun menetelmät ja työkalut sekä digitaalisen säilyttämisen menetelmät ja välineet. Keskeinen osa Digitaliassa tehtävää käytännön työtä on digitaalisten aineistojen käytettävyyden parantaminen, esimerkiksi etsimällä automaattisesti erilaisia sisältöjä.

Digitalia tutkii ja soveltaa älykkäitä ja oppivia ratkaisuja, joiden avulla voidaan käsitellä suuria datamassoja.

Data on vasta raaka-ainetta

Maailmassa syntyy joka hetki valtavia määriä dataa. Kansalaisen arjessa tyypillisiä esimerkkejä ovat maksutapahtumat kauppojen kassoilla ja aktiivisuusrannekkeiden tekemät mittaukset. Kuitenkin vain pieni osa datasta on informaatiosisällöltään ainutlaatuista, sillä eri järjestelmiin tallentuu myös päällekkäisiä tietoja.

Haasteena on, että datasta tulisi tunnistaa ihmisten toiminnan kannalta mielekkäät ja hyödylliset osat. Data onkin ensin muutettava ymmärrettäväksi ja hyvin kuvailluksi tiedoksi, jonka alkuperä, merkitys ja ominaisuudet tunnetaan.

Digitalia kehittää menetelmiä tiedon automaattiseen keräämiseen, luokitteluun ja rikastamiseen. Lisäksi kartoitetaan tapoja, joilla kansalaiset ja yritykset voivat paremmin hallita omaa digitaalista tietoaan ja yhdistää näitä muihin rekistereihin.

Arvokas tieto esiin massasta

Tärkeitä konkreettisia pilottiaineistoja Digitaliassa ovat digitaalisen viestinnän arkistot, digitoidut suomalaiset sanomalehdet ja julkisen sektorin päätösasiakirjat. Tavoitteena on, että kehitettävät menetelmät ovat hyödynnettävissä myös muilla vastaavilla aineistoilla.

Laajoista sähköpostiarkistoista seulotaan esiin olennainen tieto, digitaaliset pdf-asiakirjat jaetaan pienempiin osiin asiasisällön perusteella ja mahdollistetaan henkilötietojen anonymisointi. Asiakirjoihin lisätään tunniste- ja kuvailutietoja, jotka helpottavat aineiston jatkokäyttöä.

Sanomalehtiaineiston käytettävyyttä parannetaan Kansalliskirjaston johdolla koneoppimisen menetelmin. Artikkeleita voidaan poimia automaattisesti tekstimassasta ja mahdollisesti myös tehdä tiivistelmiä.

Digitaliassa tehdään digitaalisen humanismin tutkimusta yhteistyössä mm. historiantutkimuksen kanssa ja luodaan uusia tapoja seuloa uutta tietoa aikaisemmin jäsentelemättömästä aineistosta. Samalla yhdistely toisiin aineistoihin ja muihin konteksteihin helpottuu.

Tiedon koko elinkaari huomioon

Digitalisointi ei ole niin yksinkertaista kuin usein oletetaan. Uusien teknologisten ratkaisujen innoittamana saattaa unohtua tiedon pitkäaikaissäilytyksen tarve ja sen todelliset kustannukset. Digitaalisen viestinnän aikajänne on tyypillisesti lyhyt – esimerkiksi Twitter-viestin keskimääräinen vaikuttavuusaika lasketaan minuuteissa.

Toisessa ääripäässä ovat viralliset asiakirjat, joiden säilytysaika mitataan kymmenissä vuosissa, ja kulttuurihistoriallisesti merkittävät aineistot, jotka säilytetään ikuisesti.

Digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen kehittäminen edellyttääkin erilaisten säilytysmedioiden, tiedostomuotojen ja säilytysalustojen testausta. Digitalia edistää digitaalisen tiedon siirtämistä vanhentuneilta alustoilta ja medioilta uusiin. Pilottiaineistoilla tehtävä automaattisten sisältökuvausten tuottaminen tukee myös erilaisten asiakirjojen hallintaa.