Ensimmäinen leima meistä muodostuu viranomaisen asiakirjoihin, kun tuleva äiti menee lääkäriin tiedustelemaan helpotusta outoon olotilaansa ja saakin kuulla uutisen raskaudesta. Sen jälkeen pysymme virallisissa tiedoissa todella kauan. Jos olet syntynyt kuukauden 18. tai 28. päivä, onnittelut – sinun terveystietosi säilytetään pysyvästi (ns. syntymäpäiväotantamenetelmä ).

Entä meidän itsemme tuottama tieto? Digitaalisen viestinnän maailmassa ensimmäinen merkintä saattaakin olla Facebookin julkaisu, jossa samainen tuleva äiti valittelee kaveripiirilleen huonoa oloa ja outoa halua syödä laastia. Aiemmin sama tieto kirjoitettiin paperille, ehkä päiväkirjaan tai kirjeeseen hyvälle ystävälle. Ovatko muistot tallessa, ja jos ovat, säilyvätkö ne myös tuleville polville?

Kansalaisarkisto elämänhallinnan työkaluna

Karkeasti rajattuna, Arkistolaitos (Arkistolaki (831/94)) on kiinnostunut meistä kansalaisista vain, jos olemme merkittäviä politiikan tai kulttuurin edustajia, toimimme merkittävässä virkatehtävässä tai olemme muuten erityisen kunnostuneita kansalaisia. Tavallinen tallaaja on oman onnensa nojassa.

KARK tulee tarjoamaan palvelun, jonne voi jokainen tallentaa joko syntyjään sähköistä aineistoa (digikuvat, muistiot, twiitit, pikaviestinkeskustelut jne.) tai eri tavoin digitaaliseen muotoon saatettua aineistoa (kaitafilmit, videot, todistukset, päiväkirjat, kirjeet jne.).
Kansalaisarkisto ei paranna elämänlaatua yhtä ykskantaan kuin Aspirin parantaa päänsäryn, mutta se tarjoaa varmasti työkaluja elämänhallintaan ja paremman huomisen ennakointiin.

Monenlaisia sovellusalueita: muistitiedosta ja tarinoista virallisiin asiakirjoihin

Kokemukset omaishoitajana ovat osoittaneet muistelujen tärkeyden muistisairaan henkilön arkipäivän virkistäjänä ja toiminnan tehostajana. Käytössä olivat paperiset valokuvat albumeissa ja muutamat vanhat julkaisut. Ne kuluivat ja rispaantuivat ja olivat joskus hankalia käsitellä. Jos vanhat kuvat ja kirjeet on säilytetty sähköisenä Kansalaisarkistossa, sieltä niitä on helppo katsella ja käydä läpi vaikka tuntemattomankin hoitajan kanssa.

Jos kunto on vielä niin hyvä, että hoidettava pystyy kirjoittamaan tai kertomaan tarinoita, ne voi samalla merkata muistiin kuvan yhteyteen. Jos arkistoon on tallennettu kerrottuja tarinoita tai filmiaineistoa esimerkiksi Pariisin matkalta vuodelta 1956, Kansalaisarkiston kautta se on helposti katseltavissa ja kuunneltavissa. Tähän ei tarvita mitään erikoislaitteita.

Kansalaisarkistossa asiakirjoille voi myös merkitä erilaisia säilytysaikoja. Arkea helpottaa, kun järjestelmä lähettää huomautuksen sopimuksen päättymisen lähestymisestä tai vastaavasti jonkin sitoumuksen sovitun ajankohdan lähestymisestä.

Motivointia parempaan elämään

Monilla on tänä päivänä käytössään mittareita, jolla voi seurata oman kehon toimintaa. Aktiivisuusranneke kerää monipuolisesti erilaisia tietoja. Sykemittari kertoo tarkemmin, mitä kehossa tapahtuu rasituksen yhteydessä. Verenpainemittari taltioi paitsi paineen myös mahdolliset häiriöt sykkeessä. Pidämme ruokapäiväkirjoja ja ylläpidämme omia mittaustietojamme (verensokeri, vyötärönympärys jne).

Entäpä jos tiedot olisivatkin Kansalaisarkistossa pitkältä aikajaksolta ja sieltä helposti näytettävissä esimerkiksi työterveyden ammattilaisille tai personal trainerille? Kokonaiskuva olisi helppo esittää visuaalisesti koko vuoden ajalta käyrinä tai kuvina. Omahoidon tehostamisessa voisi toimia käyrä, joka kuvaa ruokapäiväkirjan muutokset ja niiden vaikutukset kolesteroliarvoihin tai painoon.

Digitaalisen jäljen jättäminen voi motivoida toimimaan vastuullisemmin oman terveyden suhteen. Kaiken mittaus- ja lähtötiedon tulisi olla omassa hallinnassamme ja omistuksessamme.

Tiedon avoimuus omiin käsiin

Tietojen avaaminen, avoin tieto on jatkuvasti esillä ja se askarruttaa tavallista kansalaista. Ovatko kaikki tietoni kohta kaikkien nähtävillä? Tässäkin Kansalaisarkisto voi auttaa: kansalainen itse päättää, mitä tiedoilla tekee.

Tiedot voi julkaista haluamilleen tahoille tai kaikelle kansalle. Halutessaan ne voi pitää vain itsellä katseltavissa. Tiedot voi myös määrätä tuhottaviksi kun itsestä aika jättää, tai siirrettäviksi jonkin toisen henkilön hallintaan, sukuseuralle tai vaikkapa Arkistolaitokselle. Tietoja voi halutessaan luovuttaa tutkimuskäyttöön tai yritysten tuotekehitykseen.

Mikkelin ammattikorkeakoulu ja Kansalliskirjaston Digitointi- ja konservointikeskus ovat 2000-luvun alusta asti tehneet tiedon ja sen pitkäaikaissäilyttämisen tutkimus- ja kehittämistoimintaa Mikkelissä.

Kesällä 2015 toimintansa aloittanut Digitalia syventää aiempaa yhteistyötä. Se tähtää osaksi laajempia kotimaisia ja kansainvälisiä digitaalisuuden ja tiedon tutkimuksen verkostoja.

Lisää käytettävyyttä digitaaliseen tietoon

Digitaliassa tutkitaan ja kehitetään digitaalisia aineistoja koskevia ratkaisuja, jotka hyödyttävät niin julkista sektoria, yrityksiä, muistiorganisaatioita kuin kansalaisten arkea.

Painopisteitä ovat tiedonhallinnan ja -keruun menetelmät ja työkalut sekä digitaalisen säilyttämisen menetelmät ja välineet. Keskeinen osa Digitaliassa tehtävää käytännön työtä on digitaalisten aineistojen käytettävyyden parantaminen, esimerkiksi etsimällä automaattisesti erilaisia sisältöjä.

Digitalia tutkii ja soveltaa älykkäitä ja oppivia ratkaisuja, joiden avulla voidaan käsitellä suuria datamassoja.

Data on vasta raaka-ainetta

Maailmassa syntyy joka hetki valtavia määriä dataa. Kansalaisen arjessa tyypillisiä esimerkkejä ovat maksutapahtumat kauppojen kassoilla ja aktiivisuusrannekkeiden tekemät mittaukset. Kuitenkin vain pieni osa datasta on informaatiosisällöltään ainutlaatuista, sillä eri järjestelmiin tallentuu myös päällekkäisiä tietoja.

Haasteena on, että datasta tulisi tunnistaa ihmisten toiminnan kannalta mielekkäät ja hyödylliset osat. Data onkin ensin muutettava ymmärrettäväksi ja hyvin kuvailluksi tiedoksi, jonka alkuperä, merkitys ja ominaisuudet tunnetaan.

Digitalia kehittää menetelmiä tiedon automaattiseen keräämiseen, luokitteluun ja rikastamiseen. Lisäksi kartoitetaan tapoja, joilla kansalaiset ja yritykset voivat paremmin hallita omaa digitaalista tietoaan ja yhdistää näitä muihin rekistereihin.

Arvokas tieto esiin massasta

Tärkeitä konkreettisia pilottiaineistoja Digitaliassa ovat digitaalisen viestinnän arkistot, digitoidut suomalaiset sanomalehdet ja julkisen sektorin päätösasiakirjat. Tavoitteena on, että kehitettävät menetelmät ovat hyödynnettävissä myös muilla vastaavilla aineistoilla.

Laajoista sähköpostiarkistoista seulotaan esiin olennainen tieto, digitaaliset pdf-asiakirjat jaetaan pienempiin osiin asiasisällön perusteella ja mahdollistetaan henkilötietojen anonymisointi. Asiakirjoihin lisätään tunniste- ja kuvailutietoja, jotka helpottavat aineiston jatkokäyttöä.

Sanomalehtiaineiston käytettävyyttä parannetaan Kansalliskirjaston johdolla koneoppimisen menetelmin. Artikkeleita voidaan poimia automaattisesti tekstimassasta ja mahdollisesti myös tehdä tiivistelmiä.

Digitaliassa tehdään digitaalisen humanismin tutkimusta yhteistyössä mm. historiantutkimuksen kanssa ja luodaan uusia tapoja seuloa uutta tietoa aikaisemmin jäsentelemättömästä aineistosta. Samalla yhdistely toisiin aineistoihin ja muihin konteksteihin helpottuu.

Tiedon koko elinkaari huomioon

Digitalisointi ei ole niin yksinkertaista kuin usein oletetaan. Uusien teknologisten ratkaisujen innoittamana saattaa unohtua tiedon pitkäaikaissäilytyksen tarve ja sen todelliset kustannukset. Digitaalisen viestinnän aikajänne on tyypillisesti lyhyt – esimerkiksi Twitter-viestin keskimääräinen vaikuttavuusaika lasketaan minuuteissa.

Toisessa ääripäässä ovat viralliset asiakirjat, joiden säilytysaika mitataan kymmenissä vuosissa, ja kulttuurihistoriallisesti merkittävät aineistot, jotka säilytetään ikuisesti.

Digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen kehittäminen edellyttääkin erilaisten säilytysmedioiden, tiedostomuotojen ja säilytysalustojen testausta. Digitalia edistää digitaalisen tiedon siirtämistä vanhentuneilta alustoilta ja medioilta uusiin. Pilottiaineistoilla tehtävä automaattisten sisältökuvausten tuottaminen tukee myös erilaisten asiakirjojen hallintaa.