Avoimuus ja luotettavuus ovat sähköisen säilyttämisen avain

Tietoyhteiskunta tuottaa jatkuvasti kasvavia määriä tietoa. Olemme myös perineet arvokasta aineistoa, joka on kertynyt kymmenien ja satojen vuosien aikana. Aineiston kustannustehokas säilyttäminen on mahdollista vain sähköisesti. OSA-hanke tutkii ja kehittää avoimeen lähdekoodiin perustuvia arkistosovelluksia.

Sähköinen säilyttäminen ja arkistointi ovat esillä myös valtamediassa. Viimeisimpänä Helsingin Sanomat kirjoitti 14.10.2014, kuinka valtio hukkuu paperiin. Ratkaisuksi esitettiin siirtymistä digiarkistoon.

Mikkelin ammattikorkeakoulu on pureutunut sähköiseen arkistointiin toistakymmentä vuotta erilaisten hankkeiden, palvelutoiminnan ja koulutuksen muodossa.

Sähköisessä arkistossa aineistot säilytetään fyysisten kopioiden sijasta bitteinä. Aineistot ovat esimerkiksi dokumentteja, valokuvia, karttoja tai filmejä. Nykyisin syntyvä aineisto on pääasiassa sähköistä, mutta vanhoja materiaaleja joudutaan usein digitoimaan.

Arkiston muutoksen on oltava hallittua

Sähköisen säilyttämisen on oltava hallittu prosessi. Pitkäaikainen säilyttäminen vaatii, että aineisto on siirrettävissä seuraavalle säilytysformaatille ja tekniselle alustalle. Kukaan ei voi ennustaa luotettavasti kehitystä vuosikymmenten päähän.

Haasteellista muutokselle on kahden maailman sovittaminen. Aineiston elinkaari on useimmiten muutamista vuosista, kymmeniin vuosiin tai jopa ikuinen. Sen hallintaan tarvittavien tietojärjestelmien ja laitteiden elinkaari on puolestaan hyvin lyhyt, usein viitisen vuotta.

OSA-hanke tuottaa avoimia työkaluja

Hankkeen tavoite on tutkia ja kehittää avoimeen lähdekoodiin perustuva arkistojärjestelmä ja työkaluja, joilla tuetaan aineistojen käsittelyä, säilytystä ja saatavuutta. Avoimen lähdekoodin käyttöä voidaan perustella mm. taloudellisissa syillä, poliittisella tahtotilalla sekä kaupallisella riippumattomuudella.

Avoin lähdekoodi perustuu yhteisöpohjaiseen kehittämiseen. Kustannukset ja riskit jakautuvat eri toimijoiden kesken. Osaaminen koostuu kaikkien toimijoiden summasta. Aktiivinen yhteisö on elinvoimaisempi kuin yksittäinen toimija. Pyörää ei tarvitse keksiä uudestaan, kun olemassa olevia avoimia ratkaisuja voidaan hyödyntää.

Jatkuvuuden takaaminen on sähköisen arkiston elinehto. Hankkeessa kehitetty järjestelmä ei vaadi maksullisia lisenssejä tai sitoutumista kaupallisiin toimijoihin. Kaikki oikeudet omistetaan itse. Se tarkoittaa myös avoimin kortein pelaamista, mikä lisää luotettavuutta.

Käyttäjien ja aineiston näköinen arkisto

Mamkin OSA-hankkeen tuloksena on arkistojärjestelmä, jonka kaikki ydintoiminnot perustuvat laajasti käytettyihin avoimen lähdekoodin sovelluksiin. Erityistä huomiota kiinnitettiin sovelluksen käytettävyyteen kehitysmallia myöten. Arkistojen käyttäjät voivat olla arkistoalan ammattilaisia, tutkijoita tai ketä tahansa tiedosta kiinnostuneita.

Kehitetty arkistojärjestelmä on teknisesti nykyaikainen ja joustava alusta. Se on suunniteltu modulaariseksi kokonaisuudeksi, jonka osia voidaan lisätä, poistaa tai muuttaa ketterästi. Se tarkoittaa loppua kalliille ja kokonaisvaltaisille uudistamisprojekteille. Järjestelmä on yhteensopiva monenlaisten aineistojen kanssa.

Mamkissa jatketaan kehitystyötä seuraavaksi järjestöjen arkistojen digitalisointina. Mahdollisuuksia on tulevaisuudessa mm. ympäristötiedon sähköisessä arkistoinnissa.

.