Vauhtia ja varmuutta eteläsavolaisiin palveluihin digitaalisuudesta

Mikkelin ammattikorkeakoulussa on tutkittu ja kehitetty sähköisiä palveluita jo useita vuosia. Esimerkkeinä viimeaikaisesta kehittämistyöstä ovat yritysten digitaalisuuden astetta kuvaava Digipuntari ja Mikkelin kaupungin varhaiskasvatuksen palveluissa testattava laajempi palautekysely, jonka tulokset analysoidaan älykkäillä menetelmillä.

Mikkelin ammattikorkeakoulun sähkö- ja informaatiotekniikan laitoksella on pitkään kehitetty sähköisiä palveluita, pitkäaikaissäilyttämistä, tiedonhallinnan prosesseja ja digitaalisuutta.

Viime vuosina tätä työtä tehty mm. osana Sähköisten palveluiden soveltavan tutkimuksen rakenteet -hanketta.

Näkyykö digilupaus?

Etelä-Savo on väestön ikäjakauman perusteella Suomen vanhin maakunta. Ikääntyneiden kiinnostus tietotekniikkaan tai kyvyt käyttää sitä ovat vähäisemmät kuin nuorilla. Miten tämä näkyy eteläsavolaisten yritysten toiminnassa?

Saadaksemme tietoa tästä, teimme alueella Digipuntari nimellä kulkevan tutkimuksen. Digipuntari kertoo eteläsavolaisten yritysten tietoteknisistä valmiuksista sekä käytössä olevan tekniikan että henkilöstön osaamisen näkökulmasta. Lisäksi digipuntarissa selvitellään esimerkiksi sosiaalisen median, pilvipalveluiden ja digitaalisen markkinoinnin hyödyntämistä.

Saimme toteuttamaamme kyselyyn 64 vastausta (n=815), joka osaltaan kertoo jotakin alueemme yritysten digitaalisuudesta. Alustavien analysointien mukaan vastanneista kuitenkin puolet hyödyntää sosiaalista mediaa, ja käytetyistä medioista selvästi suosituin on Facebook. Myös jonkinlainen pilvipalvelu on käytössä noin puolella vastaajista.

Digipuntari on tarkoitus toteuttaa jatkossa säännöllisesti. Lisäksi digitaalisuutta pyritään vauhdittamaan muun muassa tarjoamalla koulutuksia yrityksille.

Mobiilituntikirjaukset päivähoidossa

Mikkelin alueen päivähoitoyksiköissä on vuoden 2014 alussa otettu käyttöön mobiililaitteilla tapahtuva päivähoidon tuntikirjausjärjestelmä. Tämä tarkoittaa, että vanhemmat kirjaavat puhelimella ja NFC-tunnisteella lapsensa hoitoon ja hoidosta ulos.

Järjestelmän toiminta-ajatus on teoriassa hyvä, sillä se helpottaa vanhempien, päiväkodin henkilökunnan ja kaupungin työntekijöiden toimintaa. Järjestelmä vaatii kuitenkin vielä kehittämistyötä esimerkiksi käyttäjäystävällisyydessä ja tietoturvassa.

Mikkelin ammattikorkeakoulu ja Helsingin yliopisto avustavat järjestelmän käyttäjälähtöisessä kehitystyössä. Mukaan on otettu myös lasten vanhempien näkemykset. Muun muassa kaupungin päiväkotien ja ryhmäperhepäiväkotien lasten vanhemmille on lähetetty varhaiskasvatustoimintaan liittyvä kysely.

Tarkoituksena on peilata vanhempien näkemyksiä esimerkiksi kaupungin varhaiskasvatussuunnitelmaan, jotta toimintaa voidaan kehittää käyttäjien toiveita vastaavaksi. Kysely on vielä avoin ja vastaukset tullaan käsittelemään älykkäillä tiedonlouhinta- ja analysointimenetelmillä.

Lainsäädäntö tukena vai esteenä

Kun esimerkiksi ministeriö x lähettää kunnille lausuntopyynnön, se kirjataan ja arkistoidaan sekä lähettäjän, että vastaanottajan arkistoon, kaikkiaan yli 300 kertaa. Muun muassa tämän toimintaprosessin tehostamista selvitettiin yhdessä Itä-Suomen yliopiston kanssa.

Hankkeen aikana tehtiin selvitys julkisen hallinnon asiakirjahallinnon lainsäädännön ja toiminnan uudistamisesta. Näkökulmaksi valittiin, miten lainsäädäntö tukee tai hidastaa toiminnan ja tiedonhallinnan tehostamista. Asiaa pohdittiin neljän erilaisen prosessin avulla, mukaan lukien edellä mainittu lausuntopyyntöprosessi.

Vuonna 2012 valmistunut selvitystyö on käynnistänyt lakimuutoksia, norminpurkutalkoita ja monia muutoshankkeita, jotka tähtäävät organisaatioiden toimintojen sujuvoittamiseen ja päällekkäisyyksien poistamiseen. Selvitystyön aiheita ovat jatkokäsitelleet myös sähköisen asioinnin ja arkistoinnin ylemmän AMK-tutkinnon opiskelijat lopputöissään.

Sähköisten palveluiden soveltavan tutkimuksen rakenteet -hankkeessa on ideoitu, suunniteltu, käsitelty, tutkittu ja testattu monia ihmisten arkeen vaikuttavia sähköisiä palveluita. Pyrkimyksenämme on ollut tukea digitaalisuuden mukanaan tuomia etuja, jotta Etelä-Savoa ei tunnettaisi ainoastaan ikääntyvien maakuntana, vaan myös älykkäiden, arkea helpottavien sähköisten palvelujen maakuntana.

Lempinimen SOTUsähkö saanut hanke alkoi 1.1.2011 ja päättyy 31.12.2014. Hankkeen rahoittaja on EAKR.