Avoin arkistojärjestelmä takaa pysyvyyden

Digitaalista aineistoa voidaan säilyttää pysyvästi ja pitkäaikaisesti vain digitaalisessa muodossa. Mikkelin ammattikorkeakoulussa sähköisen aineiston hallintaa on tutkittu ja suunniteltu jo vajaat parikymmentä vuotta.

Maailmalla tulee aika-ajoin vastaan kilpailevia ratkaisuyrityksiä digitaaliselle arkistoinnille. Ei-digitaaliset ratkaisut, kuten aineiston tulostaminen mikrofilmille, häviävät kuitenkin ominaisuuksiltaan digitaaliselle aineiston hallinnalle. Esimerkiksi mikrofilmiltä tai hyllyyn nostetulta ”ikuiselta” optiselta levyltä ei voida tehdä hakuja eikä kytkeä aineistoja toisiinsa.

Sähköinen arkistointi rakennetaan informaatioteknologiaa eli IT:tä käyttäen.Ongelmia tähän tuo se, että IT:n ominaisuudet ovat päinvastaisia sähköisen arkistoinnin tavoitteisiin verrattuna. Jatkuvasti vaihtuvat hallintasovellukset, formaatit ja tallennusalustat sekä niissä käytettävät perusohjelmistot eivät tue informaation säilyttämistä edes sadan, saati tuhannen vuoden ajaksi. Pitkä tiedon säilyvyys on puolestaan sähköisen arkistoinnin perustavoitteita.

Edelläkävijyyttä Mamkissa

Mikkelin ammattikorkeakoulussa on tutkittu sähköisen aineiston hallintaa jo viime vuosituhannen lopulta lähtien. Sähköisen arkistoinnin palvelutoimintaa on taas tehty vuodesta 2004 lähtien.

Kehittämisen alkuvaiheissa piti kaupallisista ratkaisuvaihtoehdoista valita parhaat, koska toimivia avoimia ratkaisuja ei juuri ollut tarjolla. Nyt kun projektitoiminnan aloittamisesta on 15 vuotta ja palvelutoiminnan ensimmäisistä sopimuksista tulee ensi keväänä kymmenen vuotta, on erityisesti historiallisen arkiston palvelutoiminnassa siirrytty vähitellen avoimen lähdekoodin ratkaisuihin.

Kehittämisen kärkenä on vuodesta 2012 käynnissä ollut OSA-hanke. Lyhenne OSA tulee englanninkielisestä nimestä Open Source Archive eli avoimen lähdekoodin arkisto. Hankkeen tavoitteena on toteuttaa arkistoratkaisu, jonka kestävyyden avainkohtana on se, ettei kokonaisuuden toiminnan kannalta keskeisissä kysymyksissä käytetä kaupallisia ohjelmistoja.

Riippumattomuus ohjelmistotoimittajista

Taustana tälle periaatteelle on, että avoimen lähdekoodin ratkaisuja käytettäessä palvelutuottajan ja asiakkaan ei tarvitse olla riippuvainen yhdestäkään kaupallisesti toimivasta ohjelmistotoimittajasta. Arkistoidun aineiston hallinta voidaan aina toteuttaa joko omin voimin tai vastaavia ratkaisuja käyttävän yhteisön avulla.

Toisaalta tämä ei suinkaan merkitse sitä, ettei palvelujen kehittämisessä voitaisi käyttää kaupallisia yrityksiä esimerkiksi osakehittäjänä, kunhan kehittämistyön tulokset jäävät kokonaisuudesta vastaavan palvelutuottajan haltuun.

Tällöin kehittämistyöstä voi siis laskuttaa vain kerran. IT:n yleiset toimintatavat ovat tähän verrattuna päinvastaiset: esimerkiksi kaupallisen kirjastojärjestelmän tuottaja laskuttaa jokaisesta lainausautomaatin liitännästä erikseen, vaikkei liitäntään sisälly mitään kehitystyötä edelliseen verrattuna.

Kaksi kehittämisaluetta

OSA-hankkeessa kehittämisen kohteena on kaksi aluetta. Ensimmäinen on luoda uudet työkalut arkistopalvelulle. Työkalut sisältävät digitaalisten aineistojen hallinnan, aineistojen tarjonnan asiakkaille ja perinteisen arkistoaineiston hallintaprosessin aineiston vastaanotosta sen metatietojen syöttöön ja asiakasliittymään. Toisena kehittämiskohteena on pitkäaikaissäilytysarkisto-ohjelmisto, joka pyritään löytämään valmiina ratkaisuna maailmalta. Tällaisena testataan Floridan yliopistojen yhteisesti kehittämää DAITSS-ratkaisua, joka on rakennettu myös laitteistoltaan avoimelle, yleisiä komponentteja käyttävälle alustalle.

Arkistopalveluosiossa on ensisijaisena testiympäristönä Mikkelissä toimiva Elka eli Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto. Testiympäristö on tarjolla hankkeen aikana myös muille projektikumppaneille, joita ovat muun muassa MPY, Monikko ja Brages Pressarkiv. Arkiston palvelujärjestelmän taustalla on myös Mamkin Sähkö- ja informaatiotekniikan laitoksen ja sen edeltäjien kehittämät arkistojärjestelmät. Mamkin ja Elkan lisäksi näitä järjestelmiä käyttävät esimerkiksi Espoon, Tampereen ja Turun kaupungit, Työväen Arkisto, Toimihenkilöarkisto ja UPM.

Mamkin sähköisen arkistoinnin palvelukokonaisuuteen kuuluvat Sähkö- ja informaatiotekniikan laitoksen arkisto- digitointi- ja mediapalveluyksikkö Darcmedia ja Mamkin tytäryhtiö Disec Oy. Viimemainittu tuottaa terveydenhuollon IT- ja arkistopalveluita.

OSA–hanke toteutetaan Etelä-Savon maakunnan myöntämän Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) ja kansallisen hankerahoituksen tuella.