Viranomaisasiakirjat biteiksi, alkuperäiset hävitettäviksi

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Xamk oli mukana suunnittelemassa, miten ympäri Suomea sijaitsevat asiakirja-aineistot saadaan hallitusti ja kustannustehokkaasti keskitettyyn digitointilaitokseen Mikkeliin. Työ tehtiin yhdessä Kansallisarkiston kanssa.

Valtioneuvoston periaatepäätös digitalisoinnin edistämiseksi ja asiakirjojen säilyttämistä vain sähköisessä muodossa käynnisti selvitystyön viranomaisten hallussa olevien asiakirjojen määrästä sekä laajamittaisen keskitetyn digitoinnin mahdollisuuksista.

Miksi kannattaa digitoida? Sähköinen arkistointi parantaa merkittävästi aineistojen käytettävyyttä, saatavuutta ja tehokkuutta. Se, että aineisto on käytännössä heti saatavilla ja mistä tahansa, mullistaa nykymuotoisen aineiston käytön. Kun vielä otetaan huomioon kehittynyt teknologia kuten automaattinen tekstintunnistus, vahvistuu paine digitalisoida perinteistä arkistointimallia. Ainutlaatuisen hankkeesta tekee se, että lopulta suurin osa analogisesta viranomaisaineistosta hävitettäisiin – tätä ei ole vielä koskaan tehty muualla maailmassa.

Digitalisaation on myös todettu vähentävän merkittävästi arkistotoimintaan liittyviä kuluja ja mahdollistavan kymmeniä työpaikkoja vuosiksi digitaalisten palvelujen parissa.

Xamk mukana suunnittelemassa logistiikkaa

Kansallisarkiston toteuttamassa projektissa Xamkin tehtävänä oli määritellä logistinen prosessi, jossa yli 200 hyllykilometrin laajuiset aineistot siirretään luotettavasti ja koordinoidusti eri arkistotiloista yhteen paikkaan. Tulovirta suunniteltiin niin, että digitointitiloissa ei tarvita suuria välivarastointitiloja tai hyllykapasiteettia. Kerran arkistotiloissa pakattu aineisto kulkee koko prosessin läpi samassa kuljetusyksikössä digitointiskannerille saakka, minkä jälkeen kuljetusyksikkö palautuu takaisin kiertoon. Käsittelykertojen minimointi vähentää osittain hauraan materiaalin rikkoontumista ja lisää tuottavuutta.

Projektipäällikkö Mikko Eräkaski Kansallisarkistosta kertoo, että Xamk toi hankkeeseen mukaan logistista osaamista, mikä oli tärkeää, sillä Kansallisarkistolla ei itsellään ole vastaavaa osaamista.

– Yhteistyö oli koko hankkeen ajan erittäin sujuvaa ja joustavaa. Xamk pystyi reagoimaan joustavasti hankkeen aikana tulleisiin sisällöllisiin ja aikataulullisiin muutoksiin, mikä tuki hankkeen läpivientiä tiukassa aikataulussa. Logistiikan suunnittelun lopputulos vastasi erinomaisesti tavoitteita, sanoo Eräkaski.

Digitaalisten ratkaisujen ansioista aineistojen seuranta, paikkatieto ja tietoturva voidaan huomioida lähes reaaliajassa läpi toimitusketjun. Eri arkistotiloista siirrettäväksi valmisteltu aineisto noudattaa käsittelysuunnitelmaa, joka tuotetaan yhdessä logistiikan ja digitointisuunnittelun kanssa, niin että kuljetukset ja tilakapasiteetti on optimoitu.

Kaikki siirrettäväksi valmisteltu aineisto sisältää kansiotasolla (säilytysyksikkö) viivakooditunnisteen, josta se luetaan kuljetukseen ja osaksi massadigitoinnin tuotannonohjausjärjestelmää. Tällä tavalla varmistutaan, että kaikki käsittelysuunnitelman mukainen aineisto on prosessoitu ja lopulta digitoitu.

Yhteistyötä yli vahvuusalojen

Suurimpana tki-ammattikorkeakouluna Xamkilla on suurenmoiset voimavarat hyödyntää talon sisältä löytyvää eri alojen osaamista ja tarjota sitä joustavasti eri projekteihin. Tämä projekti osoitti, että ”lainaamisen” kautta oppii ja kehittää itseään väistämättä. Niistä syntyy synergiaetuja ja kehittyy uudenlaisia näkökulmia kuin itsestään. Luulen, että eri maakunnissa toimivien vahvuusalojen yhteistyön kehittäminen ja osaamisen jakaminen vahvistaisi edelleen Xamkin tki-asemaa – yhdessä vahvempi.