Varautumalla kriisit haltuun

Toimintaympäristön nopea muuttuminen on nostanut yrityksissä esille varautumisen merkityksen ja ennakoinnin tärkeyden.

Yrityksen toimintaympäristö rakentuu monista tekijöistä. Yrityksen on seurattava aktiivisesti toimintaympäristöään ja reagoitava siinä tapahtuviin muutoksiin. Muutokset voivat olla yrityksen kannalta positiivisia tai negatiivisia, nopeita tai tapahtua hieman hitaammin.

Toimintaympäristön muutoksista huolimatta yrityksen toiminnan on jatkuttava. Varautumissuunnitelma on yrityksen käytännön työkalu, jonka avulla se varautuu toimintaympäristön muutoksista aiheutuviin haasteisiin.

Toimintaympäristön muutokset voivat olla todella nopeita ja yllättäviä. Yritykset joutuivat vuonna 2021 vaikeaan ja uuteen tilanteeseen koronan takia, kun toimintaohjeet olivat ristiriitaisia ja kannattavuus romahti poikkeavassa tilanteessa.  Yritysten johdon on pitänyt opetella johtamaan yritystä ja sen henkilöstöä epävarmassa tilanteessa.

Venäjän hyökkäyssota Ukrainaan aiheutti koronan vielä vaikuttaessa uudet haasteet ja nosti esille uusia tarpeita varautumisessa. Korona ja epävarma Euroopan tilanne onkin osoittanut sen, kuinka tärkeää on, että kriisijohtaminen ja varautumissuunnitelma ovat organisaatiossa ajan tasalla ja että ne on siirtyneet osaksi yrityksen toimintaa jo ennakoivasti.

Riskienhallinta olennainen osa varautumissuunnitelmaa

Riskienhallinta on keskeinen osa yrityksen strategista ja operatiivista suunnittelua, jota myös hyvä hallintotapa edellyttää. Liiketoimintaympäristön jatkuvat ja viimeaikaiset merkittävät suuret muutokset vaikuttavat yrityksen toimintaan liittyviin riskeihin.

Riskienhallinnan painopisteenä on erilaiset tapahtuma- ja vahinkoriskit, ja etenkin työnantajayrityksissä erilaiset henkilöstöön liittyvät riskit. Kriittisten ja merkittävien riskien tehokas tunnistaminen, arviointi ja hoito on ensiarvoisen tärkeää niin yrityksen kuin sidosryhmien kannalta. Sekä yrityksen johto, työntekijät että asiakkaatkin hyötyvät yrityksen ajan tasalla olevasta riskienhallintastrategiasta.

Varautumissuunnitelmassa määritellään ja kirjataan varsinaiseen suunnitelmaan, miten varautumiseen liittyvät riskit huomioidaan osana organisaation normaalia riskienhallintatyötä. Varautumissuunnitelmaan sisällytetään tarvittaessa liitteinä riskianalyysit ja toimenpidesuunnitelma riskienhallinnan kehittämiseksi. (Vuorinen 2019.)

Taulukko 1: Riskienhallinnan hyödyt yritykselle ja työntekijälle. Lähde: PK-RH riskienhallinta – Riskienhallinnan periaatteet.

Vara on viisautta eikä vahingon enne – hiljaiset signaalit tärkeä tunnistaa

Koronapandemia ja sote-alan työvoimapula ovat asioita, joiden tuleminen on jo ennalta osattu arvioida.  Silti niihin on reagoitu ennalta lähinnä puheen tasolla, ei niinkään toiminnan kautta. Ennakointi onkin yritysten näkökulmasta nykyisin yhä merkityksellisempää.

Yritysten toimintaympäristön muutosten nopeus edellyttää myös johdolta ennakointia ja varautumista. Onnistuneen ennakoinnin avain on tulevaisuutta koskevan tiedon integrointi organisaation lopulliseen päätöksentekoon (Pouru & Niinisalo 2018).

Ennakointi-ajattelussa hiljaisia signaaleja pidetään ilmiönä, jonka tapahtumisen todennäköisyys on matala, mutta jos se tapahtuu, sen seurausvaikutukset ovat suuret. Sosiaali- ja terveysministeriö ohjeistaa, että varautumissuunnitelmaan kirjattaisiin, miten organisaatiossa seurataan hiljaisia signaaleja, niiden voimistumista ja vaikutusta päivittäiseen toimintaan ja varautumiseen.

Eteläsavolaiset hyvinvointialan yritykset ovat työstäneet yhdessä omia varautumissuunnitelmiaan työpajasarjassa keväästä 2022 lähtien. Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä -hanke tukee alueen hyvinvointialan yrityksiä varautumissuunnitelman työstämisessä.

Tuotoksina syntyvät sähköiset materiaalit, opas varautumissuunnitelman laatimiseen ja kriisijohtamisen toimintakortit ovat vapaasti hyödynnettävissä myös hankkeen jälkeen. Ne toimivat itsenäisinä materiaaleina myös niille yrityksille, jotka eivät niiden kehittämiseen ole osallistuneet.

Lähteet

PK-RH riskienhallinta – Riskienhallinnan periaatteet. Saatavissa: PK-RH riskienhallinta – Riskienhallinnan periaatteet

Pouru, L. & Niinisalo, T. 2018. Tulevaisuustiedon parempi integrointi päätöksentekoon. Saatavissa: Miten teillä ymmärretään ennakointi? – Sitra

Vuorinen (toim.), 2019: Valmius- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelma: Ohje sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoille.  Saatavissa: Valmius- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelma: Ohje sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoille – Valto (valtioneuvosto.fi)