”Voi kuinka pieninä palasina onkaan mun tietoni maailmalla”

Ennen marssittiin työolojen puolesta. Nykypäivänä olisi syytä marssia, jotta meillä olisi paremmat tieto-olot: mahdollisuus päättää omien tietojemme käytöstä ja säilyttää arvokkaat digitaaliset aineistot seuraaville sukupolville. Tähän haasteeseen on tarttunut digitaalisen tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskeskus Digitalia.

Oletko koskaan pysähtynyt miettimään, missä arvokkaimmat digitaaliset tietosi ja muistosi ovat? Valokuvat löytyvät todennäköisesti kovalevyiltä ja muistitikuilta, viestit sähköpostilaatikoista ja pikaviestisovelluksista, ja elämän suuret käännekohdat Facebookin palvelimilta.

Et ole yksin. Harva ehtii arjen kiireiden keskellä ajatella omaa digitaalista perintöään, eikä kuolemakaan tunnu koskaan etukäteen ajankohtaiselta.

Ideaali ratkaisu tarjoaisi mahdollisuuden paitsi säilyttää tietoja myös hallita niitä tässä ja nyt. Koska tiedon määrä kasvaa valtavalla nopeudella, ratkaisuja on löydettävä pian. Kuinka varmistaa, että tulevillekin sukupolville säilyy jotain olennaista tavallisten ihmisten arjesta ajassamme? Vai hallinnoivatko amerikkalaiset suuryritykset pian kaikkea tietoa?

Henkilökohtaisen tiedon aarreaitta

Viralliset arkistot säilyttävät vain merkkihenkilöiden elämäntarinat. Meillä tavallisilla kansalaisilla ei ole mitään helppoa tapaa hallita tai säilyttää arvokkaana pitämäämme digitaalista aineistoa.

Tallennamme materiaalia sinne tänne ja toteamme joskus vuosien päästä, ettei siihen enää pääse käsiksi – muistitikku on kadonnut, kovalevy rikki ja 20 vuoden takaiset sähköpostit villeiltä opiskeluvuosilta eivät enää aukea millään sovelluksella. Pilvipalvelun sopimusehdot ovat muuttuneet moneen kertaan eikä kukaan tiedä, mihin tietojamme on käytetty.

Henkilökohtaiset digitaaliset kokoelmat ovatkin yksi ongelma-alue, johon Digitalia haluaa luoda toimivan ratkaisun. Kehitämme työnimellä ”Kansalaisarkisto” kulkevaa sovellusta, jonka avulla on mahdollista paitsi säilyttää myös hallita, esittää ja jakaa digitaalista materiaalia. Käyttäjä päättää itse, kenellä on käyttöoikeudet hänen tallentamaansa aineistoon.

Tiedon saatavuus ja käytettävyys paranee

Huomattava osa yhteiskunnan kehitystä, poliittista päätöksentekoa ja organisaatioiden värikästä historiaa koskevasta tiedosta on tallennettuna erilaisiin pdf-asiakirjoihin. Kuten yhteistyökumppanimme Helsingin kaupunginarkiston tapauksessa, asiakirjoja on digitoituna vuosikymmenten ajalta ja pelkästään yhden vuoden päätöspöytäkirjoista muodostuu helposti tuhatsivuinen kokonaisuus. Tällaisen pdf:n käsittely on kaikkea muuta kuin jouhevaa.

Ongelman ratkaisemiseksi Digitaliassa kehitettiin avoimen lähdekoodin ohjelmistoihin perustuva työnkulku, joka pilkkoo suuret tiedostot pienemmiksi kokonaisuuksiksi.

Tehokkuutta digitaalisen tiedon hallintaan niin muistiorganisaatioille kuin tavallisille kansalaisille tuo myös sovellus, joka lukee sähköpostitiedostoja ja muuntaa ne täysin automaattisesti arkistokelpoiseen pdf-muotoon. Samalla mahdollistetaan tietojen siirtäminen ja haku. Kaikki alkuperäiset liitetiedostot sisältyvät mukaan. Noin 10 000 sähköpostia sisältävän tiedoston muunnokseen kuluu aikaa noin 10 minuuttia. Ratkaisua pääsee kuka vain kokeilemaan ja testaamaan.

Kolmanneksi, valokuvissa oleva tekstimuotoinen sisältö on luettavissa ja tunnistettavissa avoimen lähdekoodin ohjelmia hyödyntäen. Näin sisältöön voidaan kohdistaa hakuja.

Edellä mainitut ratkaisut integroidaan myös Digitalian lippulaivaan Kansalaisarkistoon.

Jatkokehitys käynnissä

Seuraavien kahden vuoden aikana Digitalia kehittää Kansalaisarkiston ohella kuvantunnistusta ja tekstisisältöjen louhintaa aineistoista. Tiedon käytettävyyden parantamiseksi teemme myös visualisointia. Esimerkiksi historialliset tapahtumat on mahdollista tuoda ”käsin koskeltaviksi” – voit kokea sodanaikaiset Helsingin pommitukset 3D-ympäristössä.

Aineistot eivät kuitenkaan ole itsetarkoitus, ja tieto saa merkityksensä vasta tullessaan osaksi toimintaa. Tuemme eteläsavolaisia yrityksiä erilaisten digitaalisten tietomassojen hyödyntämisessä liiketoiminnan kehittämiseen, tapahtumamarkkinointiin ja palvelujen lanseeraukseen.

Kun tarvitset digitaalisen tiedonhallinnan asiantuntemusta, ota yhteyttä Digitaliaan!