Innovaatioita ostoslistalla

Julkiset hankinnat eivät aina ole yksinkertaisia – varsinkaan silloin, kun ei oikein osata sanoa mitä ollaan hankkimassa.

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Xamk toteuttaa maan parhaita hankkeita, ratkoo niissä olevia haasteita ja luo laadukasta tutkimustietoa monella eri toimialalla. Projekteja ohjaavat niille asetetut kehittämishaasteet, toimenpiteet sekä tavoitteet.

Tässä kokonaiskuvassa yhtenä merkittävänä tekijänä ovat useimmiten hankinnat tai tuttavallisemmin ostot. Useasti osa projektin resursseista hankitaan ulkopuolelta, joita voivat esimerkiksi olla palvelut ja henkilöresurssit, materiaalit, raaka-aineet, koneet tai laitteet.

Hankinnat voivat käsittää huomattavan osan projektin kokonaiskustannuksista, miksi niihin on syytä perehtyä kunnollisesti, sillä niillä voi olla merkittävä osuus projektin tavoitteiden saavuttamisessa. Xamk on hankintayksikkönä kuntien omistama osakeyhtiö ja sitä ohjaa hankintalaki. Julkiset hankinnat ovat säädeltyjä ja niissä tulee noudattaa kansallista hankintalakia, rahoittajan ohjeita sekä EU:n hankintadirektiivejä.

Laki antaa raamit

Hankintalain noudattaminen voi tuntua työläältä ja turhan byrokraattiselta. Tilaajat tai ostoa suunnittelevat tuntevat, että lainsäädännön vuoksi eivät voi ostaa sitä mitä haluavat tai tarvitsevat.

Ongelmat johtuvat monesti siitä, että hankintoja ei ole suunniteltu riittävän hyvin, oma osaaminen tai tieto hankintoja tehdessä ei ole riittävällä tasolla. Hankintojen suunnittelu lähtee omien tarpeiden selvittämisestä määrätietoiseen suunnitteluun ennen varsinaiseen kilpailutusprosessiin ryhtymistä.

Aina ei valmista ratkaisua löydy markkinoilta

Pienjätelogistiikka sairaalaympäristössä -hankkeen aikana toteutettiin varsin monivaiheinen ja mielenkiintoinen hankintaprosessi. Vuonna 2016 voimaan astuneen lakiuudistuksen myötä myös innovatiivisten kehittämistyötä sisältävien hankintojen tekeminen tuli joustavammaksi tehdä.

On haasteita, joihin ei löydy valmiita ratkaisuja markkinoilta. Tähän innovaatiokumppanuus avaa uusia mahdollisuuksia kilpailuttaa kokonaisuus, johon sisältyy sekä kokeilevaa kehitystyötä vaihtoehtoisten kumppanien kanssa, että tuloksena syntyvän tuotteen tai palvelun mahdollinen ostaminen. Tämä mahdollistaa tuotteen tai palvelun kehittämisen hankintasopimuskauden aikana.

Suunnittelusta toteutukseen

Pienjätelogistiikka sairaalaympäristössä -hankkeen tavoitteena on kehittää ja uudistaa robotiikan ja automatisaation avulla sairaalaympäristöön logistiikan järjestelmä.  Hankinnan tavoitteena oli löytää kehittämiskumppani, jonka kanssa tuottaa ratkaisu sairaaloiden automatisoidusta pienjätekeräilystä ja kuljetuksesta. Yhteistyökumppanuuden kautta päästiin tilaajan ja tarjoajan välillä kehittämään ratkaisua, jota markkinoilla ei sellaisenaan ollut saatavilla.

Kehitettävää ratkaisua haluttiin testata autenttisissa sairaalaympäristöissä kahden ylimaakunnallisen pilotin avulla. Pilottitutkimuksissa arvioidaan mobiilirobotin soveltuvuutta eri kuljetustehtävissä. Valittavan toimittajan ratkaisun tuli pystyä vastaamaan sairaalaympäristön vaatimuksiin ja haasteisiin. Lisäksi valitun toimittajan tuli sitoutua osallistua aktiivisesti hankkeen pilottien suunnittelu-, toteutus- ja arviointityöhön.

Innovaatiokumppanuus menettelyn soveltaminen hankinnassa sopi tarpeeseemme loistavasti. Menettely on osoittautunut toimivaksi tavaksi toteuttaa kehittämistyötä hankintasopimuksen aikana, testata ratkaisua ja edelleen kehittää sitä. Lopputulosta pääsemme seuraamaan, kun viimeiset pilotit on suoritettu alkuvuoden 2020 aikana.

Markkinaselvityksellä alkuun

Hankintaprosessi aloitettiin tekemällä markkinaselvitys ja tutustumalla markkinoilla oleviin järjestelmiin ja mobiilirobottiratkaisuihin. Selvitys osoitti, että sellaisenaan ei ollut valmista järjestelmää markkinoilla.

Ensimmäisessä hankintailmoituksessa kerrottiin hankintayksikön kiinnostuksesta löytää innovaatiokumppanuudesta kiinnostuneita yrityksiä. Ilmoituksiin vastanneiden ja soveltuvuusvaatimuksen täyttäneiden keskuudesta valittiin neuvottelumenettelyyn yritys, jonka alustavien ehdotusten pohjalta neuvoteltiin tarkemmin ratkaisun sisällöstä.

Neuvottelujen päätyttyä hankintayksikkö teki päätöksen jatkosta. Vertailu tehdään mukana olevien yritysten lopullisten ehdotusten (tarjousten) välillä ja käyttäen niitä kriteerejä, jotka on ilmoitettu hankintailmoituksessa. Vaikka tässä hankinnassa neuvottelujen lopputuloksena oli keskeyttää hankintamenettely, jatkettiin seuraavassa tarjouspyynnössä kehitys- ja toteutusvaiheen toteuttamisesta edelleen innovaatiokumppanuutta noudatelleen.

Hyvin valmisteltu tarjouspyyntö kannattaa

Hankinnat ovat parhaimmillaan kiehtovia kokonaisuuksia, joiden parissa on innostavaa työskennellä. Kannustan kaikkia TKI:n parissa työskenteleviä hankintoihin perehtymiseen, koska vähemmällä voi todellakin saada enemmän. Erityiskiitos Xamkin hankintayksikölle erinomaisesta asiantuntijuudesta ja spontaanista tavasta ryhtyä toimeen tässä pioneeritapauksessa.