Pieniä paloja, suuria linjoja – osallistamisen vuosi

Vuosi 2021 on tuonut yhteen eteläsavolaisia toimijoita maakunnan yhteisen koulutusviestinnän muotoilun pariin. Palvelumuotoilun metodit ovat auttaneet osallistamaan moninaista joukkoa.

Osallistamisen foorumeita on ollut säännöllisesti läpi vuoden, ja erityisesti opiskelijoiden tarve helposti lähestyttävälle koulutusviestinnälle on noussut tekemisen keskiöön. Konkreettinen tuotos – Savostamo-verkkosivu – lanseerataan vuoden 2022 alussa.

Kun tavoitteena on – ei enempää, ei vähempää – kuin taklata Etelä-Savon maakunnan pito- ja vetovoimaisuushaasteita oppilaitokset sekä koulutusalat ja -asteet yhdistävän koulutusviestinnän avulla, osallistujia prosessiin on paljon. Tehtäväkenttä linkittyy vahvasti osaavan työvoiman tarpeeseen, jolloin myös elinkeinoelämä, yritykset ja muut työllistämiseen liittyvät sidosryhmät ovat merkittäviä osallistujia, kun viestinnän painopisteitä pohditaan (kuva 1).

Maakunnan vahvuudet ja strategiset kärjet suuntaavat tekemisen suuntaa. Maakuntaliitto ja sen kokoon kutsumat eri foorumit ovatkin tärkeitä sidosryhmiä koulutusviestintää kehitettäessä. Koulutusviestinnän kehittäminen yhteistyössä eri koulutustoimijoiden kanssa onkin kirjattu Etelä-Savon maakunnan osaamisstrategiaan.

Viestinnällä tavoitellut maakunnan tarjonnasta kertovat mielikuvat linkittävät koulutusviestinnän osaksi laajempaa maakunnallista ja seudullista markkinointiviestintää. Koulutus ja opiskelijaelämä ei tapahdu tyhjiössä, vaan Etelä-Savo toimintaympäristönä luo sille raamit.

Opiskelijoiden mielestä menestymisen ilmapiiri sekä tekemisen draivi kiinnostavat ja motivoivat jatkamaan. Pitkin matkaa on myös selkiytynyt opiskelijoiden tarve löytää hajanaista koulutustietoa nykyistä kootummin.

Monipuolinen tarjonta ei kuitenkaan riitä, ellei se kohtaa tarpeita tai siitä ei viestitä kohderyhmiä kiinnostavasti. Suoraan opiskelijoilta kerätty tieto tarkentaa koulutusviestinnän fokusta: Mistä opiskelijat haluavat kuulla? Mistä viestitään? Toisaalta laaja-alaisempi ymmärrys myös auttaa näkemään niitä elämäntilanteita, joissa koulutukseen liittyviä valintoja tehdään.

Mukana jopa 500 henkilöä vuodessa

Marraskuuhun 2021 mennessä olemme tavoittaneet maakunnallista koulutusviestintää muotoilevilla aiheilla lähes 400 henkilöä. Mukana on joukko asiantuntijoita ja opiskelijoita: on haastateltu, pidetty keskustelutilaisuuksia ja työpajoja sekä pyydetty vastauksia kyselyihin.

Osa on osallistunut muiden foorumeiden kautta, joissa hankkeemme toimenpiteitä on esitelty samalla ideoita testaten ja palautetta keräten. Loppuvuodesta tavoittelemme kunnianhimoisesti vielä runsasta 100 henkilöä aiheen pariin. Tämä mahdollistuu muun muassa Etelä-Savon tulevaisuusfoorumi -tapahtuman myötä.

Työryhmämme on työstänyt aihetta joka toinen viikko. Osatoteuttajien edustajista koostuvan joukon tapaamisia on kutsuttu Jameiksi. Jamien ohessa olemme osallistaneet säännöllisesti myös sidosryhmiä. Työpajoissa olemme pohtineet alueen koulutuksen brändiä, opiskelijatarpeita, digitaalisuutta viestinnässä, ennakoinnin merkitystä ja Savostamo-palvelun sisältöjä yhdessä hanketiimin ja muiden kanssa. Kuten työpajoilla, kullakin Jamit-tapahtumalla on ollut oma teemansa.

Tavoitteet ohjaavat osallistamista

Suuressa kuvassa osallistamisen vuosisykli on seurannut palvelumuotoilulle tyypillistä prosessia (ks. esim. British Design Councilin tuplatimantti). Aluksi on tavoiteltu nykytilan muodostamisen, sidosryhmien kartoittamisen ja käyttäjätarpeiden kautta ymmärrystä niistä haasteita, joita jatkossa halutaan ratkaista. Sitten on lähdetty ideoimaan ja testaamaan ratkaisua. Suoraviivaisen etenemisen sijaan prosessissa koko ajan testataan ja parannetaan ideoita – joskus palataan askeleita taaksepäinkin. (Kuva 2.)

Loppukeväästä yksi haasteista kiteytyi opiskelijoiden tavoittamiseen kiinnostavalla ja huomiota herättävällä viestinnällä. Tämä suunnitteluveturi on ohjannut syksyn aikana vahvasti osallistavan toiminnan fokusta kohti Savostamo-verkkosivun kehitystyötä.

Savostamon sisällön kehittäminen vaatii hyvin konkreettista tekemistä ja päätöksiä siitä, mistä verkkosivu kertoo. Vuoden aikana osallistavien toimien myötä kasvanut ymmärrys on koottava ja saatettava uudenlaiseen muotoon.

Yksittäiseen tapahtumaan osallistujan on joskus hankala nähdä kokonaisuutta, johon oma panos vaikuttaa. Yhden työpajan tavoitteet voivat tuntua kovin vaatimattomilta, eikä kovin suoraviivaisilta vastauksilta suuren päämäärän edessä.

Keskeneräisestä prosessista viestimisessäkin on omat haasteensa: tarkkojen askelmerkkien avaaminen etukäteen on lähes mahdotonta iteratiivisessa prosessissa, jossa palvelumuotoilulle tyypillisesti ratkaistavaa ongelmaakin varmistellaan ensin oma aikansa. Prosessiin heittäytyminen ja siihen uskominen vaatii rohkeutta! Ennen pitkää epämääräisestä vyyhdistä alkaa muodostua kysymyksiä, joihin vastata ja vastauksia, joita testata.

Nyt elämme niitä hetkiä, jolloin eteläsavolaisen koulutusviestinnän yhteinen ensimmäinen voimainnäyte Savostamo odottaa lanseeraustaan. Osallistamisen fokus suuntautuu jälleen uusille urille vuoden 2022 vaihtuessa.

Tutustu lisää Savostamon kehittämiseen Xamk Readin artikkelissa Savostamo – yhteinen viestintä tuo elinvoimaa.