Yrittäjän ajankäyttö luo perustan kehittämistyölle

Ruokapalvelualan hektisyys haastaa yrityksen kehittämistyötä, jossa yrittäjän suunnitelmallisuus ja ajankäyttö ovat tärkeitä kulmakiviä. Systemaattinen kehittämistyö vaatii yrittäjältä aikaresursseja, eikä uuden tavan omaksuminen istu arkeen harjoittelematta.

Yrityksen jatkuvassa kehittämisessä on tärkeää pitää kiinnostusta yllä silloinkin, kun alkuinnostus hyvästä ideasta alkaa hiipua. Treenatessa aloittaminen on varmaa, mutta kuka jaksaa jatkaa urheiluharrastustaan tammikuun jälkeenkin?

Ruokatuotteista boostia -kehittämisen välineitä mikro- ja pk-yrityksille -hankkeessa on koottu ruoka- ja ravitsemispalvelualan yrityksille sopivaa kehittämisen mallia ottaen huomioon yrittäjän arjen. Käytännönläheisiä työkaluja ja case-esimerkkejä on koottu LEAN- ja palvelumuotoilun kirjallisuutta soveltaen ruokapalvelualalle.

Kehittämisen kahvakuula heilumaan

Lean-kirjallisuuden sykliseen Plan-Do-Check-Act-malliin istutettu Kehittämisen kahvakuula on vertauskuva toistuvasta treeniohjelmasta. Pienillä muutoksilla saadaan aikaan suuria asioita tavoitteellisesti, kun kehittämistyöstä tulee rutiini ja se saa vakituisen paikan yrittäjän kalenterissa.

Kehittämisen kahvakuulan alkulämmittelyssä yrittäjä pohtii yrityksensä nykytilannetta kartoituskysymysten kautta. Treeniosuudessa on pienille ruokapalvelualan yrityksille sovitettuja käytännön esimerkkejä ja kysymyslistoja muun muassa asiakaslähtöisyyden, johtamisen tai tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen liittyen. Voimakkaasti hintakilpailulla toimialalla keskeisiä toimenpiteitä ovat kannattavuuden näkökulmasta esimerkiksi hukan minimointi toiminnan eri vaiheissa sekä toimintojen sujuvuus.

TKI-toiminnasta kaivattua sparrausta yrittäjän ideoille

Hankkeessa mukana olleet 12 eteläsavolaista ruoka- ja ravitsemispalvelualan yritystä treenasivat kehittämisen kahvakuulaa käytännössä. Yrittäjät valitsivat toiminnastaan oman kehittämisen kohteen, johon hankkeessa tuotettiin työkaluja. Työstettäviä ideoita olivat esimerkiksi uuden ruokatuotteen tuotteistaminen tai yrityksen profiloituminen ruokatarinoilla.

Jatkuvassa parantamisessa kiinnitetään huomiota poikkeamiin ja keskitytään helposti liikaa virheisiin ja tekemättömiin töihin. Tällaisen lähestymistavan korostaminen voi lannistaa tekijät työvoimapulasta kärsivällä ravintola-alalla, jolloin uudet ponnistelut keskeytyvät. Kehittämistyön vaikuttavuuden näkökulmasta kannustus ja pienet, mutta toistuvat samansuuntaiset teot tuovat paremman lopputuloksen.

Mikro- ja pk-yrittäjiltä puuttuu usein sparraaja, jonka kanssa pohtia aidosti yrityksen kehittämistä. Kehittämisen kahvakuula -mallin tavoitteena on lisätä yrittäjän osaamista tunnistaa kehittämisen kohteet ja työstää niitä esimerkkien ja kysymysten avulla, joita tarjoaa kirjallinen personal trainer. Loppuverryttelyssä arvioidaan onnistumista ja pohditaan jatkokehittelyä vaativia ideoita.

Oman työajan seuraaminen palkitsee

Kaikkea ei pidä tehdä yhtä aikaa yrityksen kehittämisessäkään, vaan oleellista on valita idealaarista kulloinkin työstettävä teema. Multitasking eli asioiden tekeminen yhtä aikaa ei toimi edes idearikkaiden yrittäjien arjessa.

Yrittäjä on helposti huomattavan tietotulvan alla sukkuloiden asiakaspalvelutilanteista suorittavaan työhön ja edelleen myynti- ja markkinointikanavien äärelle. Työn imua ei koeta, jos keskittyminen työhön on katkeilevaa.

Yrittäjän ajankäytöstä on tunnistettavissa aikavarkaita, jolloin tekemisen fokus, asiat, suunnitelmallisuus, aloitteellisuus tai itsestä huolehtiminen voivat olla hukassa. Yrityksen kehittäminen voi näyttäytyä tällaisessa tilanteessa suurelta ja saavuttamattomalta asialta, josta ei saa otetta.

Kahvakuula on mukavan näköinen hyllyssä, mutta valitettavasti hyödytön, ellei sen käyttämiseen ole varattu aikaa. Omien toimintatapojen ja työajan seuraaminen onkin avain kalenterin herruuteen. Pienillä askelilla ja tapoja muokkaamalla säännöllinen hetki löytyy myös yrityksen kehittämiselle. Tällöin myös omasta oppimisesta tulee parhaimmillaan saumaton osa arkipäivää.

Lähteet

Eyal, Nir. 2020. Indistractable. How to control your attention and choose your life. Bloomsbury Publishing PLC

Hannonen Heli ym. 2022. Yrittäjän työkirja hyvään elämään. Työterveyslaitos, Oulun yliopisto.

Lampikoski, Timo. 2021. Luurikuuri -keskittymistä, tasapainoa ja onnistumisia. Haaga-Helia julkaisut.

Pastoor, Rick. 2021. GRIP: Näin hallitset viikkoasi, vuottasi, elämääsi. Otava.

Petersson, Per ym. 2018. LEAN Muuta poikkeamat menestykseksi! Part media.

Rasila, Minna & Pitkonen, Maria 2008. Aikavarkaat kuriin. Heurix-työkirja. Yrityskirjat Oy.