Digitoinnilla parannetaan saavutettavuutta

Arkistoalan toimintaympäristö on muuttunut peruuttamattomasti. Nykyään suurin osa syntyvistä asiakirjoista on digitaalisia. Digitaaliseen toimintaympäristöön siirtymisen myötä asiakirjat eivät vie tilaa fyysisistä arkistoista. Aineistoja on kuitenkin paljon digitoimatta.

Arkistoammattilaisen valtti on kokonaisuuksien hahmotus. Tietotekninen osaaminen on kuitenkin tullut jäädäkseen ja vuorovaikutus järjestelmäkehittäjien kanssa on lähes välttämätöntä. Tekstintunnistuksen menetelmät ja tekoälyn hyödyntäminen ovat yhä useamman arkipäivää. Arkistopäivillä Mikkelissä Juha Anttila nimesi arkistonhoitajien uudet nimikkeet seuraavasti: tiedonhallitsija, digitaalinen kirjastonhoitaja, hakukoneoptimoija ja tekoälyn opettaja.

Digitoinnin hyödyt

Digitoinnilla on saavutettavissa monenlaisia hyötyjä. Digitointi parantaa aineistojen saavutettavuutta ja käytettävyyttä. Digitaaliset aineistot ovat saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Aineistoista tehtävien tiedonhakujen teko helpottuu ja mahdollisuudet itsepalvelun tarjoamiseen paranevat. Digitaalisina tarjolla olevat aineistot muuttavat toimintaprosesseja ja vaikuttavat toimintatapoihin. Taloudellisia hyötyjä saadaan, mikäli arkistotiloja vapautuu tai kun vältytään uusien arkistotilojen rakentamiselta.

Digitoinnin ja sen tutkimuksen avulla saamme säilytettyä arvokasta kulttuurihistoriallista materiaalia sekä tuomme aineistoja niin tutkijoiden, kansalaisten kuin yritystenkin saataville, kertoo MikseiMikkelin Memory Campuksen ohjelmakoordinaattori Kati Saltiola.

Massadigitointia

Kansallisarkisto valmistelee valtionhallinnon painettujen asiakirjojen massadigitointia ja on suunnitellut hävittämiseen tähtäävän digitointiprosessin. Massadigitointiprojektin taustalla on valtioneuvoston tekemä periaatepäätös, että viranomaisten hallussa olevat 40 vuotta nuoremmat, pysyvästi ja pitkään säilytettävät asiakirjat tulee digitoida vuoteen 2030 mennessä.

Massadigitointikeskuksen yhtenä sijoitusvaihtoehtona on Mikkeli. Sijoittuessaan Mikkeliin massadigitointikeskus työllistäisi mm. varastotyöntekijöitä, asiakirjojen valmistelijoita, digitoijia ja digitoinnin asiantuntijoita.

Kansallisarkiston digitointiprojekti etenee vaiheittain. Alkuvuosina käsitellään helposti ja nopeasti digitoitavia aineistoja ja myöhempinä vuosina siirrytään enemmän valmistelua vaativiin sekä vaikeammin digitoitaviin aineistoihin. Alussa tuotantomäärät ovat vähäisempiä, ja massadigitointikeskus työllistäisi muutamia kymmeniä ihmisiä. Tuotannon lisääntyessä kokonaistyöllistämismäärä voi olla jopa 80-100 henkilöä vuoteen 2030 mennessä.

Digitoijien ja digitoinnin asiantuntijoiden koulutus

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu selvitti yhdessä Mikkelin kehitysyhtiö Miksein kanssa tarpeita digitoinnin osaajien koulutukselle. Osaajakartoituksessa selvitettiin mm. työvoiman osaamistaustavaatimuksia sekä koulutettavien työllistymismahdollisuuksia. Koulutustarpeiden kartoituksessa tehtiin kyselyt Kansallisarkistolle ja Kansalliskirjastolle. Kartoituksen tulosten pohjalta luotiin opintosuunnitelmat sekä digitoijille että digitoinnin asiantuntijoille.

Kartoituksien ja osaamis- ja koulutussuunnitelmien avulla voimme varautua siihen, että Kansallisarkiston massadigitointikeskus sijoittuisi Mikkelin ja näin ollen voimme tarjota Kansallisarkistolle tukea osaavan työvoiman saamiseksi massadigitointikeskukseen, toteaa Kati Saltiola.

Etelä-Savon elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen Euroopan sosiaalirahastosta rahoittama Massadigitoinnin osaajakoulutuksen suunnitteluhanke toteutettiin 1.11.2018-31.8.2019.