Ideoita kehittämistyön juurruttamiseen Innopajassa

Sosiaali- ja terveysalan johtamisen ja kehittämisen opiskelijat (yamk) etsivät ratkaisuja kehittämistyön juurruttamisen haasteisiin Innopajassa, joka poikkeusolojen vuoksi toteutettiin AC-yhteydellä online. Tavoitteena oli käsitellä opiskelijoita koskettavaa teemaa ja samalla saada kosketusta Xamkin hanketoimintaan.

Tulevaisuuden verstas kehitettiin 1950-luvulla Itävallassa ja Saksassa ongelmanratkaisumenetelmäksi, jonka tavoitteena on demokraattisesti ratkoa sosiaalisia ja yhteiskuntapoliittisia ongelmia. Menetelmää on laajennettu innovaatiotoimintaan nimellä Innopaja.

Oleellista on osallistumisen tasa-arvoisuus. Liikkeelle lähdetään nykytilan analyysistä kartoittamalla kehitettävään aiheeseen liittyvät ongelmat. Tästä edetään unelmointivaiheeseen, jossa ideoidaan ratkaisuja valittuihin ongelmiin ilman rajoituksia. Vasta tämän jälkeen aletaan realistisesti pohtia valittujen ideoiden mahdollisuuksia ja tehdään konkreettinen toimintaehdotus tai -suunnitelma.

Ongelma ratkaistavaksi Parasta Etelä-Savoon -hankkeesta

Juurruttamiseen liittyvän ongelman tarjosi Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa meneillään oleva Parasta Etelä-Savoon -hanke. Hankkeen tavoitteena on lisätä taide- ja luontolähtöistä osaamista sosiaali-, terveys- ja kasvatusaloilla. Juurruttaminen on nyt ajankohtainen teema hankkeessa.

Osallistujilla oli myös mahdollisuus esittää itselleen sopivampia teemoja ongelmanratkaisuun. Kuitenkin heidän kohdatessa juurruttamisen haastetta niin omassa arkityössään kuin tulevassa opinnäytetyöprosessissaankin pidettiin tätä haasteita sopivana työpajassa ratkottavaksi.

Osallistujat nostivat asenneilmapiirin vahvimmaksi haasteeksi juurruttamisessa. Muutosmyönteisyyden tukemiseksi pienryhmissä nostettiin kolme ratkaisua: palkitseminen, muutosagentti-toiminta ja yhteisöllinen tuotoksen testaus.

Palkitseminen tehokkainta

Konkreettinen palkitseminen nähtiin tehokkaimpana keinona viedä kehittämistuotteita käytännön tasolle. Muutosmyönteisyyttä voidaan tukea esimerkiksi työhyvinvointiin tähtäävin liikunta- ja kulttuurieduin, suoran rahallisen palkitsemisen kautta tai rahanarvoisin työaikajärjestelyin tai koulutuseduin.

Työntekijät voidaan ottaa mukaan suunnittelemaan juurruttamistyön palkitsemista. Henkilöstöltä voidaan kysyä, mitä he ajattelevat palkitsemisesta, missä tilanteessa palkitseminen olisi oikea-aikaista, mitä palkitseminen voisi olla. Vaikka rahanarvoiset edut osoittavat työntekijälle konkreettisen arvostuksen tehdystä työstä, ei kannata unohtaa kehua tai julkista kiitosta.

Muutosagentti sitoutumisen tukena

Muutosagentti on yksikön sisältä tullut työntekijä, joka mentoroi, perehdyttää, sparraa ja näyttää esimerkkiä. Muutosagentti on hyödyksi erityisesti isoissa organisaatioissa uuden toimintatavan juurruttamisessa. Muutosagentti toimii johdon ja henkilöstön välissä tukien muutosprosessissa tiedonkulkua oman työnsä ohella.

Muutosagentin tehtävä perustuu vapaaehtoisuuteen, motivaatioon ja kehittämismyönteisyyteen. Muutosagenttien työn tukeminen on tärkeää; tarvitaan vertais- ja esimiestukea. Innopajan loppureflektoinnissa muutosagenttitoimintaa pidettiin erityisen kiinnostavana.

Yhteisöllinen testaus työarjessa

Työntekijät voivat osallistua kehitettävän tuotoksen testaamiseen, jolloin osallisuus juurruttamiseen vahvistuu. Roolitus testaamisessa voi olla sellainen, että tuotteen käyttäjät testaavat, opinnäytetyöntekijä/t koordinoi ja johto on mukana päätöksien tekijänä. Tarkoituksena on pilotoida yhteisöllisesti tuotteen toimivuus vaiheittain käytännössä ennen valmiin tuotteen käyttöönottoa.

Miten arvioida juurruttamistapojen toimivuutta?

Ulkoista palkitsemista, muutosagenttitoimintaa ja yhteisöllistä testaamista tulee arvioida juurruttamisen näkökulmasta. Sopivaa arviointimittaria tulee etsiä, kehittää tai luoda. Arviointia voidaan tehdä kyselyn avulla väli- ja loppuarviointeina. Ulkopuolinen arvioija, esimerkiksi havainnoija, olisi hyvä olla myös juurruttamisen tukena.

Arviointia voidaan tehdä myös jatkuvasti käytäntöpohjaisen evaluaation keinoin henkilöstön itsereflektioon luottaen. Tällöin kehitettävänä olevaa tuotetta voidaan muokata jatkuvan arvioinnin prosessissa.

Juurruttaminen vaatii avointa keskustelua johdon ja työntekijöiden kesken. Arviointiaineistot tulee käydä yksiköissä läpi esimiehen kanssa, jolloin mittareita seuraamalla voidaan arvioida, milloin tavoitteeseen on päästy.

Työkäytänteiden kehittyessä ja parannuksien näkyessä asiakkaille asiakastyytyväisyys nousee. Positiivinen asiakaspalaute innostaa työyhteisöä, mikä vastaavasti kasvattaa työhyvinvointia ja –motivaatiota.

Osallistujien mietteitä online-innopajasta

Sote-alan johtamisen ja kehittämisen opiskelijat kokivat Innopajan hyödyllisenä juurruttamisen konkretisoimisen näkökulmasta. Toisille oman opinnäytetyön juurruttamisen keinot olivat vielä hämäriä, mutta näissä tilanteissa peilattiin oman työyksikön muutos- ja kehittämisprosesseihin.

Innostavana pidettiin myös yhdessä innovointia ja tiedon jakamista sekä yhteiskehittämistä verkkoympäristössä. Yhteiskehittämistä tehdäänkin nyt paljon verkkoympäristöissä. Parasta Etelä-Savoon -hankkeessa esimerkiksi järjestettiin Teams-yhteydellä hiljattain Luonto sotessa ja Tarinallisuus sotessa -Design jamit. Niin Design jameissa kuin Innopajoissakin joudutaan heittäytymään uuden äärelle niin teknisissä kuin avoimissa sisällöllisissä ongelmissakin.

Ensimmäisen vuoden Sosiaali- ja terveysalan ylemmän amk:n johtamisen ja kehittämisen opiskelijat (SJMI20KY) tuottivat artikkelissa käytetyn aineiston Innopajassa toukokuussa 2020.