Projektisalkut ojennukseen pelillistämällä

Erilaiset tutkimus- ja toimitusprojektit ovat nykyisin osa kaikkien organisaatioiden arkipäivää ja niiden määrä kasvaa vuosi vuodelta. Samalla niiden monimutkaisuus ja niihin liittyvät taloudelliset riskit ovat lisääntyneet merkittävästi (Pulse of the Profession 2020). Projektitoiminnan ja projektien määrän kasvaessa yritysten onkin kiinnitettävä entistä enemmän huomiota yksittäisten projektien hallinnan lisäksi kokonaisuuden eli projektiliiketoiminnan johtamiseen.

Näiden taitojen kehittämiseksi Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun Xamkin projekti- ja myyntijohtaminen (YAMK) -koulutus on yhteistyössä Thinking Portfolio Oy:n kanssa pelillistänyt projektiliiketoiminnan ja salkunhallinnan opiskelua. Pelillistämisen avulla oppimiseen tuodaan todenmukaisuutta ja kilvoittelua, jotka lisäävät opiskelijoiden motivaatiota ja parantavat oppimistuloksia.

Xamkin toteuttamassa kansainvälisen yrityksen toimintaa simuloivassa pelissä opiskelijoiden muodostamat ryhmät vastaavat oman maayhtiönsä projektiliiketoiminnan johtamisesta ja projektisalkun hallinnasta.

Onnistunut projektiliiketoiminta edellyttää toimivaa johtamisjärjestelmää, ennakoivaa taloudenhallintaa, strategian mukaista projektisalkkua sekä verkostojen hallintaa (Artto ym. 2009). Niinpä pelin aikana opiskelijat joutuvat itse kehittämään oman ryhmänsä tavan tehdä päätöksiä, arvioida niiden taloudellisia vaikutuksia ja priorisoida projekteja. Pelissä menestyminen edellyttääkin laajojen kokonaisuuksien hallintaa ja tietoon perustuvaa päätöksentekoa. Tässä käytetään apuna Thinking Portfolion pilvipalveluna toteuttamaa projektisalkkua, joka on tarjolla osana korkeakoulujen Thinking Portfolion Master Talent -ohjelmaa.

– Tiedolla johtaminen vaatii oikeanlaisia työkaluja ja ratkaisuja. Mutta pitää aina muistaa, että lopulta ihmiset, organisaatiokulttuuri ja tekeminen ratkaisevat sen toteutuvatko projektit ja saavuttavatko ne niille asetetut tavoitteet, korostaa Esa Toivonen Thinking Portfolio Oy:stä.

Innostusta kokeiluun

Opiskelijoiden palaute pelistä on ollut hyvin positiivista. Erityisesti opiskelijat ovat pitäneet sitä, että pelissä simuloidaan heidän omassa työssään kohtaamia todellisia päätöksentekotilanteita. Pelin aikana tulevat esiin mm. projektien välisten ristiriitojen ratkaiseminen, aikataulumuutosten hallinta ja rajallisten resurssien kohdistaminen, jotka ovat arkipäivää myös kaikissa projektiorganisaatioissa. Pelillistämisen mukana tuoma innostus luo pohjaa myös koulutuksessa opittujen taitojen soveltamiselle opiskelijoiden omilla työpaikoilla.

– Oppimisessa tähdätään siihen, että opiskelijat vievät uudet tietonsa ja taitonsa sekä innostuksensa mukanaan omille työpaikoilleen. Pelillistäminen luo pohjaa kokeilukulttuurin soveltamiselle ja salkunhallinnan kokeilemiselle erilaisissa organisaatiossa, Toivonen toteaa.

Salkunhallinta on matka

Projektiliiketoimintaa simuloiva peli on nyt osa projekti- ja myyntijohtamisen YAMK -koulutusohjelmaa ja sitä kehitetään edelleen opiskelijoilta ja yhteistyökumppaneilta saadun palautteen perusteella. Jatkuvan kehittämisen ajatus soveltuu Toivosen mielestä hyvin projektien salkunhallinnan opiskeluun, sillä sitä tarvitaan myös salkunhallinnan käyttöönottohankkeissa.

– Olen nähnyt noin pari sataa salkkujen käyttöönottoa eri organisaatioissa ja niiden perusteella haluan antaa yhden neuvon. Valmistaudu siihen, että salkunhallintaratkaisun käyttöönotto on matka eikä yksittäisen vuoren valloitus. Toimintatavan muutos täytyy pilkkoa pieniin jaksoihin, jolloin kaikki organisaatiossa saadaan mukaan ja uusi tapa toimia juurrutettua organisaatioon.

Lähteet:

Artto, K., Martisuo, M. & Kujala, J. 2008. Projektiliiketoiminta. WSOY.

Pulse of the Profession. 2020. Ahead of the Curve: Forging a Future-Focused Culture. Project Management Institute.