Hallitse aikaasi, kalleinta resurssiasi

Todennäköisesti jokaisesta tuntuu ainakin joskus, ettei vuorokaudessa ole riittävästi tunteja kaiken tarpeellisen tekemiseen. Monta asiaa saadaan hoidettua, mutta jotain juuri sille päivälle suunniteltua jää tekemättä.

Mikäli pääsääntöisesti ehdit tehdä päivällesi asettamat tavoitteet ja tehtävät, eivätkä päivien ja viikkojen työtunnit veny yli sovitun, ajankäyttösi on todennäköisesti hyvällä mallilla. Jos asiat eivät kuitenkaan ole näin hyvin, kannattaa tehdä tutkimusmatka omaan ajankäyttöön.

Työn suunnittelu

Itselleen kannattaa luoda käytäntöjä, jotka tukevat ajankäytön hallintaa. Suunnittelu on tässäkin kaiken a ja o. Suunnitteletpa ajankäyttöäsi sitten vuorokausi-, viikko-, kuukausi- tai vuositasolla, varaa suunnitteluun aikaa kalenteristasi säännöllisesti. Päivittäisen tsekkauksen voi tehdä vaikka joka päivä lounaan jälkeen.

Aikataulutus

Onhan kalenterisi ajan tasalla? Muistathan jättää kalenteriin ”tyhjää” tilaa yllättäviä työtehtäviä varten. Työpäivien suunnitelmien tarkistus esimerkiksi 24 tunnin sykleissä pitää kalenterin ajan tasalla.

Kannattaa muistaa, että esimerkiksi matkustaminen ja syöminenkin vievät aikaa, joten niidenkin tulisi näkyä kalenterissa. Sieltä tulisi siis löytyä kaiken muun lisäksi paikasta toiseen siirtymiset, ruokailut, aikataulusuunnittelu ja kaikki päivittäin toistuvat rutiinit.

Mihin aikani kuluu?

Tiedätkö, minkä verran käytät aikaa eri työtehtäviin? Tieto toistuviin ja samankaltaisiin tehtäviin kuluvasta ajasta helpottaa huomattavasti ajankäytön suunnittelua.

Asioiden tärkeysjärjestys ja yksi asia kerrallaan

Mieti millä perusteella priorisoit, voisitko jättää vähemmän tärkeät tehtävät toissijaisiksi ja tarpeettomat kokonaan tekemättä? Keskittymällä meneillään olevaan tehtävään nopeutat sen valmistumista, myös työn hallinnan tunne paranee.

Eteen tulevat uudet tehtävät on hyvä lisätä to-do -listalle heti. Post-it -lappujen lisäksi sähköiset muistilistat ovat oiva apu tehtävien hallintaan. Erilaisia sovelluksia voi käyttää laajemminkin ajankäytön hallinnan tukena.

Aikavarkaat

Aika ajoin kannattaa pysähtyä miettimään, kuinka paljon aikaa vierähtää somessa, liikenneruuhkissa, turhissa kokouksissa jne. Olisiko ”somepaasto” paikallaan, onnistuisiko etätyö silloin tällöin, tai onko läsnäoloni pakollinen ihan joka kokouksessa? Tuleeko sähköpostiakin vahdittua herkeämättä?

Sähköposteja ei ole pakko lukea heti ja kaikki näytöille tulevat ilmoitukset kannattaa ottaa pois päältä, sillä ne kiistatta häiritsevät keskittymiskykyä. Pikaviestimien käyttö vähentää sähköpostitulvaa, joten niitä kannattaa hyödyntää ainakin lyhyissä ja vähemmän virallisissa asioissa.

Tauot

Varaathan aikaa tauoille, sillä ne auttavat palautumaan ja jaksamaan? Ne myös lisäävät terveyttä ja hyvinvointia. Hyvä vireystaso auttaa jaksamaan päivästä toiseen. Siksi palautumien vapaa-ajalla ja esimerkiksi työn tauottaminen ovat tärkeitä myös ajankäytön hallinnan näkökulmasta. On hyvä osata säädellä omaa vireystasoa sekä tunnistaa ja ottaa huomioon tekijöitä, jotka vaikuttavat vireyteen ja jaksamiseen. Työ asettaa tiettyjä tavoitetasoja suorituksissa, sillä vuodesta toiseen, tiettynä aikana päivästä ja viikosta meidän tulee olla tehokkaimmillamme ja suorituskykyisimmillämme.

Elämä työn ulkopuolella

Onhan sinulla myös aikaa läheisille ja mieluisille harrastuksille? Lomat ja vapaat on hyvä laittaa kalenteriin hyvissä ajoin ja pitää niistä myös kiinni.

EI

Sanothan kyllä vain työsi ja tehtäviesi kannalta tärkeille ja välttämättömille asioille? Ei:n sanominen on taito, jonka voi opetella.

Ajanhallinnan arviointi säännöllisesti

Kysy säännöllisesti itseltäsi: Kuka hallitsee minun aikaani?

Virtaa vireydestä

CARVE-hankkeessa kysellään osallistujien vireystasoja viiden työpäivän ajan tunneittain lähetettävällä vireystasokyselyllä. Kyselyiden tuloksiin ja vuorokausirytmin määrittelyyn perustuen lähdetään rakentamaan työntekijöiden työpäiviä hyvinvointia ja tuottavuutta tukeviksi vireystasoja optimoiden ja arjen ajanhallintaa vahvistaen.