Työpajoista saa lisää verkostoja ja vuorovaikutustaitoja

Työpaja toimii apuna, kun halutaan kehittää toimintaa ja tapoja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.  Työpaja on keino päästää osallistujien luovuus ja ideat valloilleen sekä havainnollistaa visuaalisesti kokonaiskuvaa.

Osallistuakseen työpajaan henkilöiden ei tarvitse tunnistaa itsessään luovuutta ja idearikkautta. Työpajatoiminnan ei tule olla liian jäykkää ja virallista, vaikka siellä työstettäisiin asioita, joilla on vaikuttavuutta.

Milloin hyödyntää työpajaa työskentelytapana?

Työpaja toimii keinona kehittää palveluita ja toimintaa yhdessä. Työpajassa on mahdollista kehittää ratkaisuja ja keinoja, joilla lähteä ratkaisemaan ongelmaa ja työpajan avulla pystyy rakentamaan alun polulle, jolla voidaan päästä haluttuun tavoitteeseen.

Yhteiskehittämisen lopputuloksena voi olla vaikuttaviakin asioita. Konsepteja, jotka ovat toteutettavissa ilman sen suurempia voimavaroja. Työpaja on myös hyvä keino havainnollistaa asioita ja laajentaa osallisten näkökulmia asioihin.

Isoissa organisaatioissa kaikki henkilöstöön kuuluvat eivät välttämättä ole tietoisia siitä, mitä yrityksen muissa yksiköissä tapahtuu. Saattaa hyvinkin olla, että juuri oman osaston kehittämistoimet vaikuttaisivat myönteisesti toisen osaston tuloksiin ja työtehtäviin. Tämänkaltainen yhteiskehittäminen voi nousta esille juuri työpajan avulla.

Kehittävät sekä ratkaisuja että osallistujia

Työpajoissa voivat olla yhdessä mukana kehittämässä niin palvelun loppukäyttäjät kuin palvelun tai toiminnan tuottajatkin; yhdessä tai erikseen. Työpajan kohderyhmää kartoittaessa tulee alusta asti tietää työpajan tarkoitus ja tiedostaa ongelma, joka tarvitsee ratkaisua tai kehittämistä.

Palveluiden kehittämisen näkökulmasta ja toiminnan asiakaslähtöisyyden takaamiseksi on hyvä asia, että niin palveluntuottajat kuin palvelunkäyttäjät toimivat yhdessä tämänkaltaisessa työ- ja kehittämistavassa. Näin palveluntuottajat pääsevät syvemmälle palvelun kohderyhmän ajatusmaailmaan työstäessään yhdessä työpajaa eteenpäin.

Kehitettävät ja työstettävät aiheet vaihtelevat laajuudeltaan, joka vaikuttaa työpajan suunnitteluun ja kokoamiseen. Työpajan rungon tulisi olla järjestelmällisesti suunniteltu ja kohderyhmää ajatellen tuotettu. Sen tulisi olla myös innostava, jotta työpajan osalliset innostuisivat kehittämään erilaisia ideoita ja työskentely herättäisi myös rakentavaa keskustelua.

Ideoinnin ja ajatusten vaihdon myötä on todennäköistä, että kehittyy oivalluksia, jotka kehittävät ratkaisumalleja. Voi myös olla, että työpajassa syntyneet lopputulokset eivät liity alkuperäiseen ongelmaan mitenkään, mutta synnyttävät uusia ideoita muihin aihealueisiin ja tilanteisiin.

Työtapa pikemmin kuin työkalu

Työpajatoiminta kehittää kommunikointi- ja vuorovaikutustaitoja. Se kenties myös pakottaa osallistujan edes hetkellisesti katsomaan asioita eri näkökulmasta. Työpaja toimii pikemminkin työtapana kuin työkaluna. Työpajaan on mahdollista sisällyttää mm. erilaisia palvelumuotoilun työkaluja ja tekniikoita. Yhtenä esimerkkinä mainittakoon brainstorming eri muodoissaan.

Työpajat ovat muokattavissa ja räätälöitävissä tilanteen ja tarpeen mukaan. Jo työpajaa kehittäessä on käytettävä luovuutta ja ideointia!

Työpajojen kestot vaihtelevat ja työryhmien koot vaihtelevat. Järjestäjän tulee myös pystyä soveltamaan muuttuvissa tilanteissa ohjelman runkoa. Osallistujamäärä voi yllättää, ja sen tilanteen mukaan tulee pystyä toimimaan. Tilaisuuteen saattaa osallistua enemmän henkilöitä tai ryhmä saattaakin olla odotettua pienempi.

Työpajoissa on tunnelmaa

Henkilökohtaisesti pidän työpajojen yhtenä rikkautena osallistujien erilaisia osaamistaustoja. Jokainen tuo oman osaamisensa näkökulman työhön. Työpajan sisältö on sitä rikkaampi, mitä monipuolisempi työryhmä on.

Työpajoissa on oma tunnelmansa. Suurimmalla osalla osallistujista on suuri into päästä tuomaan esille omat ideansa. Monet myös innostuvat suuresti, kun huomaavat omaksi yllätyksekseen olevansa täynnä ideoita ja kenties saavat luovuuden avulla uutta aikaiseksi. Jotkut työpajassa osallisena olevat tarvitsevat hieman enemmän tukea saadakseen kiinni ajatuksesta ja löytääkseen suunnan, jota lähteä kulkemaan työpajan aikana.

Työskentely vaatii ohjausta

Työpaja tarvitsee fasilitaattorin eli johdattelijan ja ohjaajan, joka pistää työt käyntiin ja työryhmät hommiin; pusertaa heistä ajatuksia ja ideoita ulos. Hän myös ylläpitää luovaa tunnelmaa.

Fasilitaattorin tehtävänä on pitää pakka hallussa, motivoida osallisia ylittämään itsensä ja tuomaan rohkeasti oman asiansa esille. Tilanteesta tulee tehdä mahdollisimman mukava ja avoin ihan jokaiselle osallistujalle. On tärkeää, että ohjaajalla olisi substanssiosaamista aihealueesta, josta työpaja tuotetaan, jotta hän osaa esittää oikeanlaisia kysymyksiä ja viedä prosessia eteenpäin.

Työpajoissa on tärkeä pysyä aikataulussa, eikä mahdollistaa liian syvällistä mietintää vaan mielen täytyy pysyä avoimena. Työpajassa käytetään ja yhdistellään erilaisia tekniikoita. Ne vaativat luovuutta sekä heittäytymistä tilanteeseen.

Liika ajattelu ja pidättäytyminen voivat heikentää lopputulosta. Usein asiat lähtevät rönsyilemään ja työpajan fasilitaattorin tulee pystyä hallitsemaan tilannetta. Rönsyily toki on sallittua, kunhan ongelma ja tavoite ovat fokuksena suurimman osan ajasta työpajassa työskennellessä.

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa Xamkissa hyödynnetään työpajoja niin koulutuksen suunnittelussa ja kehittämisessä kuin myös opetuksessa ja hankkeisiin liittyvissä yhteiskehittämistoimissa.

Mielestäni työpaja työtapana kehittää kaikkien osallistujien yhteisöllisyyttä, mielikuvitusta kuin myös luovaa ongelmanratkaisuosaamistakin. Työpajoissa on mahdollista verkostoitua ja kehittää myös omia vuorovaikutustaitojaan! Unohtamatta tietenkään niitä virallisia työpajoissa syntyneitä lopputuloksia.