Ovatko etäpalaverit tulleet jäädäkseen?

Covid-19-pandemian vuoksi monissa yrityksissä on jouduttu muuttamaan työskentelytapoja. Esimerkiksi saman pöydän ääressä toteutetut palaverit on siirretty verkkoon. Ovatko etäpalaverit yhtä tehokas työskentelytapa kuin perinteiset palaverit? Ovatko etäpalaverit tulleet jäädäkseen?

Sellaisissa organisaatioissa, jotka toimivat usealla eri paikkakunnalla tai jopa kansainvälisesti, ovat etäpalaverit olleet arkipäivää jo pitkään. Siirtyminen verkkoon on tapahtunut hallitusti ja suunnitelmallisesti ilman poikkeusolojen luomia paineita. Monissa muissa organisaatioissa etäpalavereihin jouduttiin siirtymään kertaheitolla maaliskuussa 2020, kun kansainvälinen pandemia siirsi ison osan työväestöstä kotitoimistoihin ja keittiön pöytien ääreen työskentelemään.

Skype, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom Meetings ja muita vastaavia videokonferenssiohjelmia on ollut käytettävissä jo vuosia. Niiden käyttöönotto on verrattain helppoa ja joustavaa, ja organisaatioilla on mistä valita. Tarjolla on sekä ilmaisia että maksullisia ohjelmia, joilla kaikilla voi toteuttaa etäpalavereja, tosin ohjelmasta riippuen esimerkiksi osallistuvien henkilöiden määrää tai käytettävää aikaa on rajoitettu.

Etä- vai perinteinen palaveri?

Etäpalavereilla on monia hyötyjä verrattuna perinteisiin palavereihin. Koska etäpalaveriin osallistuminen ei edellytä matkustamista, siihen on usein helpompi saada osallistujia. Ilman matkustamista palaveriin osallistuminen ei myöskään vie niin paljoa aikaa päivästä.

Etätyöpalaverit kuitenkin mahdollistavat helpommin myös ns. passiivisen osallistumisen, etenkin kun etäpalaverit toteutetaan usein ilman muiden kuin esittäjän suunnalta tulevaa videokuvaa, sillä useamman kuin yhden videokuvan lähettäminen yhtä aikaa voi hidastaa ohjelman käyttöä.

Perinteisissä palavereissa on vaikeampaa pysytellä passiivisena. Lisäksi perinteisessä palaverissa kulloinenkin puheenvuoron pitäjä kykenee aistimaan muiden osallistujien asenteita ja ajatuksia herkemmin, myös ilmeitä ja eleitä tulkitsemalla, vaikka he eivät sanoisikaan mitään.

Tämä puoli valitettavasti puuttuu etäpalavereista, jolloin on yhä tärkeämpää, että etäpalaverit ovat todella keskustelevia ja kaikki käyttävät aktiivisesti puheenvuoroja. Esimerkiksi myötäilevät nyökkäilyt samaa mieltä olevien osallistujien puolelta eivät tule esittäjälle esille muutoin mitenkään.

Hyvät esitykset tärkeitä

Etäpalavereissa korostuu myös hyvien esitysten tärkeys. Koska esittäjällä ei välttämättä ole videoyhteys päällä, on tärkeää luoda visuaalisesti miellyttäviä ja selkeitä esityksiä, joita osallistujan on miellyttävä ja helppo seurata.

Tulevaisuudessa 5G ja muut nopeammat yhteydet mahdollistavat myös paremman kuvan ja äänen käytön etäpalavereissa. Tämä saattaa auttaa palaveriin osallistujia siirtymään passiivisemmasta roolista aktiivisempaan rooliin ja tehdä etäpalavereista yhtä interaktiivisia kuin perinteisistä palavereista.

Tallentaminen on selkeä etu

Etäpalaveri tarjoaa myös etuja, joita perinteisissä palavereissa ei ole mahdollista tai ainakaan kovinkaan helppoa toteuttaa. Esimerkiksi etäpalaverin tallentaminen on tärkeä ominaisuus, jota annattaa hyödyntää. Palaverin tallentaminen mahdollistaa tapahtumien seuraamisen jälkikäteen, jotta esimerkiksi muistiinpanojen paikkansapitävyyden voi tarkistaa. Lisäksi tallennetta voivat hyödyntää myös henkilöt, jotka eivät päässeet varsinaiseen palaveriin osallistumaan.

Tämän lisäksi etäpalaveriohjelmissa on usein mukana keskustelupalsta. Keskustelupalsta on tärkeä väylä kommenteille ja kysymyksille, etenkin tilanteissa joissa osallistujia on paljon eli puheenvuorojen jakaminen ja pitäminen olisi aikaa vievää. Keskustelupalstan avulla esitetystä aiheesta voi syntyä keskustelua jo esityksen aikana eikä vasta esityksen jälkeen. Keskustelupalsta mahdollistaa myös erilaisten linkkien ja tiedostojen jakamisen.

Miten toteutetaan onnistunut etäpalaveri?

Kuten perinteistenkin palaverien kohdalla, hyvään etäpalaveriin kutsutaan osallistujat hyvissä ajoin ja kerrotaan samalla yleisesti palaverin aiheet. Suotavaa olisi myös vähintään viikkoa ennen palaveria lähettää ilmoittautuneille osallistujille palaverin agenda, jolloin heillä on hyvin aikaa tutustua siihen, sekä esittää siihen tarvittaessa muutoksia tai lisäyksiä. Ennen palaverin alkamista järjestäjän on hyvä tarkistaa verkkoyhteydet ja ohjelman toimivuus vähintään yhden osallistujan tai muun ulkopuolisen henkilön kanssa.

Jos palaverin aikana on tarpeen käyttää videoyhteyttä, kannattaa senkin toimivuus varmistaa. Usein eräpalavereissa tietokoneen oma kamera on käytetyin vaihtoehto, mutta se on usein myös huonoin vaihtoehto, ja laadukkaaseen videoyhteyteen kannattaakin panostaa. Näin tehtiin esimerkiksi ENI-CBC (Kaakkois-Suomi-Venäjä) -rahoitteisessa Get Ready -hankkeessa, kun hankkeen aikana järjestettiin satamien digitalisaatioon liittyvä virtuaalinen työpaja. Työpajassa oli mukana ammattilaiskaksikko ja käytössä neljä HD-tason kameraa sekä mikrofonit.

Toteutus oli vaikuttava verrattuna tavalliseen tietokoneen kameran ja mikrofonin yhdistelmään. Ammattilaisten toimesta kuvan laatu ja ääni olivat erinomaisia, ja lisäksi kuvakulmia voitiin vaihtaa sekä tarvittaessa zoomata tiettyyn henkilöön. Tällainen toteutus vaatii toki resursseja, mutta laajemmalle yleisölle suunnatuissa videokonferensseissa se on järkevä investointi.

Palaverin aikana on tärkeää tehdä muistiinpanoja. Niiden pohjalta osallistujille voidaan lähettää palaverin jälkeen pöytäkirja tarkistettavaksi sekä muistutukseksi sovituista asioista. Perinteisten muistioiden lisäksi etäpalaverit antavat mahdollisuuden myös koko palaverin tallentamiseen.

Uusi normaalikäytäntö

Covid-19-pandemian pitkittyessä on arvioitu, että etätyöskentelystä ja sen eri osa-alueista olisi tulossa ”uusi normaali”. Etäpalaverien toteuttaminen tukee myös hiilineutraaliuden tavoitetta, sillä se vähentää merkittävästi matkustamistarvetta. Hyvin toteutettuna etäpalaverit ovat tehokkaita ja keskustelevia, sekä myös kustannustehokas ja ekologinen vaihtoehto perinteisille palavereille.

Etäpalaverit eivät varmasti korvaa perinteisiä palavereja kokonaan, mutta ne ovat varmasti jäämässä pysyväksi osaksi monien organisaatioiden toimintaa.