Digitoinnin ymmärtäminen on osa digitaitoja

Oletko tullut ajatelleeksi, miten tietokoneen ruudulla näkyvä aineisto on tuotettu? Onko se digitoitu? Skannattu vai valokuvattu?

Ennen kuin olet saanut digitoidun aineiston käyttöösi, digitointiprosessissa on ollut monta työvaihetta ja tehty monta päätöstä, jotka vaikuttavat siihen, mitä ruudulla näet. Digitoidun aineiston käyttäjän on hyvä olla aineistokriittinen tarkastellessaan digitoitua aineistoa ja sen metatietoja. (Dahlström et al. 2019, 3–4).

Digitointiprojektin ja -prosessin elinkaari

Digitointi tulee ymmärtää laajasti huomioiden koko projektin elinkaaren alkaen suunnittelusta ja päättyen projektin dokumentointiin ja viestintään. Ymmärrettävästi resurssit eivät mahdollista kaiken digitoimista eikä tämä ole tarpeenmukaistakaan.

Onkin tehtävä valintoja, mitä aineistoja digitoidaan. Tärkeintä on lähteä liikkeelle niistä organisaation ja sen asiakkaiden saavuttamista hyödyistä, mitä digitoinnilla voidaan saavuttaa. On myös muistettava lainsäädännön rajoitteet erityisesti aineiston käyttöön saattamisen osalta.

Aineistomuodot voivat vaihdella paperiasiakirjasta valokuvaan ja esineestä hyönteiseen. Aineiston kunnosta riippuu, miten paljon valmistelutyötä tulee tehdä, että aineisto saadaan digitointikuntoon.

Valmisteluvaihe onkin yleensä työllistävin osuus digitointiprosessista, sillä se vaikuttaa merkittävästi lopputulokseen skannaus- tai kuvaustavan sekä tilojen ja välineistöjen lisäksi. Aineistojen jatkokäytön kannalta on oleellista, mitä metatietoja tuotetaan ja miten mahdollista sisällöntunnistusta hyödynnetään prosessissa.

Laadunhallinnalla laatua lopputulokseen

Monilla organisaatioilla, joilla on tarve digitoida aineistoja, ei ole itsellään välttämättä osaamista ja laitteita digitointien tekoon. Palvelua voidaan joutua ostamaan ulkopuolelta.

Digitoinnin laatua on sekä digitointiprojektikokonaisuuden laadun suunnittelu, ohjaus ja seuranta, hankintaprosessin laatu että itse digitointiprosessiin kuuluva validointi ja laadunvarmistus. Usein jo digitointiprojektin käynnistäminen vaatii digitoinnin ymmärtämistä, jotta määrittelyt laadunvarmistamiseksi osataan tehdä.

Mikäli käytettävissä ei ole valmiita digitoinnin laatukriteereitä, laadun eri osa-alueet, niiden mittaaminen ja varmistaminen tulisi kuitenkin pystyä kuvaamaan hankinta-asiakirjoihin. Määrittelyn lisäksi vaaditaan digitoitujen aineistojen seurantaa ja arviointia, jotta lopputulos on määriteltyjen kriteerien mukainen ja virheet saadaan korjattua.

Esimerkiksi Museovirastossa tuotetaan parhaillaan laadunhallinnan ohjeistusta, joka keskittyy erityisesti museoiden reprovalokuvaukseen ja esinevalokuvaukseen. Ohjeistuksen laadinnan lisäksi Museovirasto ehdottaa neljän eri digitointityöhön liittyvän ISO-standardin vahvistamista kansallisiksi SFS-ISO-standardeiksi. (Museovirasto 2022.)

Pintapuolisesti yksinkertainen digitointi vaatii asiantuntemusta. Tavoitteena on taata aineistojen saavutettavuus, käytettävyys ja todistusvoimaisuus. Tarve voi olla muun muassa säilyttää digitoitu aineisto pitkään, tiedon säilyvyys halutaan varmistaa aineiston haurauden takia tai aineiston uudelleendigitointi ei ole mahdollista.

Mitä vaativampaa käsiteltävä aineisto on, sitä enemmän osaamisella voidaan vaikuttaa lopputuloksen laatuun ja käytettävyyteen pitkällä aikavälillä. Laatu voi ilmetä esimerkiksi siten, että aineiston perusteella pystytään jatkossa tekemään esimerkiksi onnistunutta lajitunnistusta. Työn laadun tulee vastata tarvittavia laatuvaatimuksia ja nämä määrittelyt tulee osata tehdä. Haasteellista on, että digitointia tehdessä ei välttämättä edes tiedetä kaikkia aineiston tulevaisuuden käyttötarpeita.

Osaamista digitointiprojektisuunnitelmien tekoon

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa on kehitetty digitoinnin koulutusta kolmessa hankkeessa. Arkistoyhdistys palkitsi hankkeet Vuoden arkistoteko 2022 -kunniamaininnalla.

Digitoinnin taitajaksi -koulutuksissa opiskelijoiden digikyvykkyyttä ja ymmärrystä digitoinnista ja digitointiprosessista on lisätty. Heitä on ohjattu muun muassa digitointiprojektisuunnitelmien teossa.

Opiskelijoiden digitaidot ovat kehittyneet sekä digitoinnin että yleisten työelämävalmiuksien osalta. Opiskelijoilla on koulutuksen jälkeen ymmärrystä vaatia digitointiprojektilta ja itse digitointiprosessilta laatua sekä osaamista perustella digitoinnin hyötyjä.

Joulukuussa ilmestyvä digitointiprojektien suunnittelun opas avaa puolestaan päätösten takana olevaa prosessia ja toisaalta helpottaa päätösten tekoa. Opas kokoaa yhteen ajankohtaisen tiedon niin digitointiprosessin eri vaiheista, digitoinnin hyödyistä, digitointiprojektien hallinnasta, laadunhallinnasta sekä alan muutoksista.

Oppaassa julkaistaan case-esimerkkejä eri toimijoiden digitointiprojekteista sekä esimerkkejä hankinnoista ja projektisuunnitelmista. Näitä voivat hyödyntää digitointiprojekteja toteuttavat organisaatiot ja yritykset.

Lähteet

Dahlström, M & Hansson, J. 2019. Documentary Provenance and Digitized Collections: Concepts and Problems. Proceedings from the Document Academy, 6 (1), 1-11/ Article 8. PDF-dokumentti. Saatavissa: https://doi.org/10.35492/docam/6/1/8 [viitattu 20.10.2022].

Museovirasto. 2022. Digitoinnin laadunhallinta. WWW-dokumentti. Saatavissa: https://www.museovirasto.fi/fi/palvelut-ja-ohjeet/museoalan-kehittaminen/digitoinnin-laadunhallinta [viitattu 20.10.2022].