Osallistava työpaja yhteiskehittämisen menetelmänä

Uudet näkökulmat ja ideat syntyvät, kun eri alojen ihmiset ja osaaminen törmäytetään toiminnan kehittämiseen. Uudelleenajattelua tapahtuu siilojen ja rajojen rikkoutuessa, kun asiat voidaan nähdä useasta näkökulmasta oman kapean asiantuntijuuden ulkopuolelta.

Työpaja on menetelmä, jota voidaan käyttää, kun halutaan kehittää esimerkiksi yrityksen tai yhteisön toimintaa tai ratkaista jokin tietty haaste.  Onnistunut työpaja avaa erilaisia näkökulmia ja haastaa rohkeasti olemassa olevaa, sekä luo yhteistä ymmärrystä. Työpajatyöskentely on parhaimmillaan tuloksekasta ja yhdessä tilaisuudessa voidaan koota yhteen monen eri tahon tarpeita ja ideoita, mutta onnistuneeseen lopputulokseen pääseminen vaatii suunnittelua ja taustatyötä.

Tässä artikkelissa kerromme fasilitoijien näkökulmasta Kotkan kaupungin ja Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Xamkin 20.4.2022 järjestetyn Kaakkois-Suomen turvapuiston ja Alueellisen valmiuskeskustoiminnan kehittämistä koskevan työpajan toteutuksesta.

Taustaa turvapuistotoiminnasta

Kaakkois-Suomen turvapuisto on kokonaisturvallisuuden ja digitaalisen vastuullisuuden toimintakonsepti. Se tarjoaa varautumisen ja valmiusharjoittelun ympäristön, sekä alueellisista turvallisuustoimijoista muodostuvan kokonaisturvallisuuden yhteistyöverkoston. Kotkan kaupunginvaltuusto päätti Kaakkois-Suomen turvapuiston perustamisesta 24.1.2022.

Kaakkois-Suomen turvapuiston kehittäminen on käynnistynyt satamasidonnaisen toimijan aloitteesta vuonna 2018, kun Steveco Oy esitti Xamkille idean logistiikka- ja satamatoimintojen turvapuistosta eli turvallisuuden harjoitus- ja koulutusympäristöstä. Xamkin vararehtori Mirja Toikka perusti idean ympärille Turvapuisto ohjausryhmän, johon kutsuttiin mukaan elinkeinoelämän edustajia ja julkisen sektorin toimijoita.  Ohjausryhmä perehtyi Suomessa jo toimiviin turvapuistoihin ja osa ohjausryhmän jäsenistä vieraili Rudus turvapuistossa Espoossa.

Xamkille myönnettiin ensimmäinen turvapuiston kehittämiseen liittyvä rahoitus Virtuaalinen satamalogistiikan turvapuisto -hankkeelle syksyllä 2019 Kymenlaakson liiton Euroopan aluekehitysrahastosta (EAKR). Tällä hetkellä Xamk yhdessä elinkeinoelämän, koulutusorganisaatioiden, kuntien, viranomaisten, järjestöjen, yhteisöjen ja yksilöiden kanssa muodostaa Kaakkois-Suomen turvapuiston kokonaisturvallisuuden yhteistyöverkoston.

Miksi työpaja valittiin kehittämismenetelmäksi

Kaakkois-Suomen turvapuistotoiminta on herättänyt laajaa kiinnostusta, ja Turvapuisto ohjausryhmä on laajentunut kolmen vuoden aikana merkittävästi. Kotkan kaupunginvaltuuston tekemän turvapuiston perustamispäätöksen jälkeen turvapuiston kehittämiseen voidaan kutsua kattavasti eri toimijoita.

Työpaja haluttiin järjestää, jotta eri toimijat ja sidosryhmät voivat kokoontua yhdessä ideoimaan, kertomaan odotuksistaan sekä osallistua Kaakkois-Suomen turvapuiston toimintakonseptin suunnitteluun monialaisissa ryhmissä. Kotkan kaupungin tavoitteena oli saada suunnittelupäivän avulla näkemys ympäristö- ja osallisuusasioista kokonaisvaltaisen riskienhallinnan toteuttamiseksi, kokonaisvaltaisen turvallisuusyhteistyön toteuttamiseksi ja aktiivisen arjen turvallisuuden edistämiseksi.

Fasilitoitu työpaja

Onnistunut työpaja vaatii hyvin suunnitellun sisällön lisäksi valmistellun fasilitoinnin. Fasilitointi sanan juuret ovat latinan kielen sanassa facil, joka tarkoittaa helppoa. Fasilitoinnin tavoitteena onkin sanan alkuperän mukaisesti tehdä ryhmätyöskentelystä helpompaa. (Summa & Tuominen 2009, 8) Yksin helppous ei tuota tulosta, vaan fasilitaattorin tulee varmistaa myös tuloksellisuus. Fasilitaattorin rooli on ohjeistaa työpajan kulku, sekä viedä työpaja läpi suunnitellun aikataulun mukaisesti. Fasilitoija on olla myös puolueeton ja kannustava.

Työpajojen fasilitointi ja hyödyntäminen kehittämisen menetelmänä logistiikan ja merenkulun TKI-toiminnassa laajeni vuosina 2016–2018 toimineen Logistiikkaverstaan myötä. Tuona aikana fasilitoitiin niin opiskelijaryhmiä kuin yrityksiä. Painopisteenä työpajoissa olivat uusien ideoiden ja näkökulmien tuottaminen ennalta määritettyihin haasteisiin monialaisten ryhmien ideoimina. Kaakkois-Suomen turvapuiston suunnittelupäivässä haluttiin hyödyntää Logistiikkaverstas-mallia, jolla tarkoitetaan monialaisen osallistavan työpajan toteutusta.

Työpajan suunnittelu ja toteutus

Päivän raamit ja tavoitteet asetti työpajan tilaaja Kotkan kaupungin tekninen johtaja Vesa-Jukka Vornanen, joka myös vastasi tapahtuman koolle kutsumisesta. Työpajan alustusta mietittiin yhdessä tilaajan kanssa. Tilaajan ennakkoon valmisteltu aineisto toimi pohjana kysymyksille ja tavoitteet sekä ajankäyttö, jotta koko päivän kestävästä tilaisuudesta saadaan osallistujille miellyttävä kokemus sekä aidosti kaikkia hyödyttävä tilaisuus.

Päivä alkoi tilaajan alustuksella käsiteltävästä aiheesta sekä taustatiedoista ja tulosten hyödyntämisestä. Työpajan osallistujat (26 henkilöä) oli jaettu ennakkoilmoittautumisten mukaan viiteen ryhmään, joissa eri toimialojen edustajat olivat sekoitettu monialaisesti. Päivän aikana ryhmät käsittelivät turvapuistoon liittyviä teemoja kahdesta eri näkökulmasta. Aamupäivän työpajan kesto oli 2 tuntia ja iltapäivän 1,5 tuntia. Ryhmät kiersivät molemmissa työpajoissa viisi pistettä, joissa jokaisessa oli otsikko ja tukisanalista, työskentelyn avuksi. Ryhmät kirjasivat ylös keskustelussa nousseita asioita, ja työpajan lopuksi jokainen ryhmä esitti viimeiseksi työstämänsä aiheen tuloksia.

Fasilitaattoreiden rooli on antaa selkeät ohjeet työpajan kululle sekä avata hyvin tehtävänannot. Meillä työpajan kulku sekä tehtävät olivat heijastettuna kankaalle koko työpajan ajan. Fasilitaattorit huolehtivat ajankäytöstä sekä ilmoittavat selkeästi montako minuuttia ryhmillä on työskentelyaikaa jäljellä. Fasilitaattoreiden on hyvä kiertää seuraamassa keskustelua ja vastaamassa kysymyksiin sekä mahdollisesti antaa tarkennuksia tehtävänantoon, jos ryhmän työskentely ei tunnu lähtevän käyntiin tai keskustelua ei synny.

Työpajan tulosten purku ja hyödyntäminen

Työpajassa osallistujat kirjasivat ideat ja tulokset käsin post-it lapuille ja ryhmittelivät laput teemoittain A2 paperiarkeille. Työpajan lopuksi tulokset esiteltiin ryhmittäin osallistujien toimesta ja niistä keskusteltiin yhteisesti kaikkien osallistujien kanssa. Fasilitaattorit kirjasivat keskusteluissa nousseita kommentteja ja keskustelut myös videoitiin. Huolellinen dokumentointi tukee työpajalöydösten analysointia, ja näin varmistetaan myös, että kaikki oleellinen on saatu talteen. Työpajan sisältö vietiin vielä Exceliin ja visualisoitiin Miro-ohjelmalla.

Suunnittelupäivä järjestettiin osana Kaakkois-Suomen turvapuiston toimintakonseptin kehittämistä ja toteutus oli onnistunut. Sen avulla saatiin näkemys osallistujien toiveista ja näkemyksistä Kaakkois-Suomen turvapuiston toimintakonseptin kehittämiseen. Työpajan tulokset huomioidaan Kotkan kaupungin vuoden 2023 talousarviovalmistelussa. Työpajan tuloksia hyödynnetään myös Xamkin tutkimus- ja kehittämishankkeiden valmistelussa ja koulutus-, testaus- ja harjoitustoiminnassa.

Lähteet

Kotkan kaupunginvaltuusto 1/2022. Pöytäkirja 25.1.2022. Kotkan kaupungin Halli-julkaisu. http://hallijulkaisu.kotka.fi/ktwebbin/dbisa.dll/ktwebscr/pk_asil_tweb.htm?+bid=13203

Summa, T. & Tuominen, K. 2009. Fasilitaattorin työkirja – Menetelmiä sujuvaan ryhmätyöskentelyyn. Helsinki: Miktor. E-kirja. https://globaalikasvatus.fi [viitattu 9.5.2022]